UN/UNE GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF ET FINANCIER

Les tâches à réaliser seront réparties en 4 axes :

1.    L’administratif

·      Veiller à la tenue, au classement et à l’archivage des dossiers

·      Mettre à jour les procédures de fonctionnement du laboratoire et proposer des pistes d’optimisation

·      Mettre à jour les indicateurs de suivi des tutelles

·      Assurer le suivi des contrats de maintenance et leur renouvellement

·      Assurer la tenue d’un inventaire des immobilisations

·      Assurer une veille règlementaire sur les domaines dont il/elle a la charge.

·      Entretenir le stock de fournitures de bureau, consommables d’impression et d’entretien, de produits alimentaires de base (café…)

·      Relever et distribuer le courrier

·      Être l’interface avec la logistique pour les dysfonctionnements relevés au quotidien (pannes diverses, ménage)

2.    Le financier

·      Effectuer les commandes par bons de commande (logiciels de gestion GESLAB et CIRIL)

·      Transmettre les informations nécessaires à la création de nouveaux fournisseurs

·      Suivre les livraisons et la facturation

·      Prévenir les contentieux en traitant les réclamations

·      Organiser les missions des agents (ordre de mission, voyage, logement)

·      Traiter les états de frais au retour des agents.

·      Traiter les autres demandes de remboursement

·      Mettre à jour les indicateurs de suivi des tutelles

3.    Les ressources humaines

·      Accueillir les nouveaux entrants, dans le respect des procédures en vigueur, en leur fournissant les outils pratiques nécessaires à leur installation

·      Mettre à jour l’organigramme

·      Accompagner les chercheurs invités (voyage, logement, contrat)

4.    La vie de l’unité

·      Organiser les rencontres (séminaires, déjeuner-débat, réunions avec les tutelles, visite des divers comités)

·      Contribuer à la diffusion de l’information (affichage)