Un/une assistant(e) administratif(ve) à la coordination des parcours internationaux
Référence : 2024-1784196
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Institut d'Etudes Politiques de Grenoble
Sciences-Po Grenoble UGA - Localisation : 1030 Avenue Centrale 38400 Saint-Martin-d Hères
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Rattaché.e à la Directrice des relations internationales, vous intégrez une équipe de 4 agents.
Le travail s’effectue en tandem avec le coordinateur administratif de la mobilité internationale entrante en échange, l’équipe administrative de la Direction de la Formation Initiale et de la Vie étudiante ainsi que les personnes responsables pédagogiques en charge de l’accueil des étudiants internationaux, et des programmes internationaux spécifiques (parcours Politics and International Studies - POLIS, parcours de masters ouverts à des double diplômes internationaux…).
Vos missions principales consistent à :
Le pilotage du programme POLIS (70%)
- Coordination de la chaîne d’information et de communication
- Coordination du concours et du recrutement
- Coordination des inscriptions et fiabilisation des données
- Coordination du parcours
- Elaboration des maquettes pédagogiques et les modalités de contrôles des connaissances (MCC) avec la Direction de la Formation et de la vie étudiante et veiller à sa mise en œuvre
- Communication interne et externe
La coordination et gestion de partenariats internationaux (20%)
- Participer à l’élaboration des conventions de partenariats internationaux en double diplôme
- Informer, conseiller et coordonner administrativement la sélection, la nomination et la constitution du dossier des étudiants internationaux candidats aux parcours de doubles diplômes
- Effectuer le suivi administratif des dossiers avec les partenaires et les étudiants
- Assurer le rôle d’interface avec les universités partenaires et les enseignants
- Accueillir les étudiants internationaux des programmes spécifiques concernés en lien avec les autres gestionnaires de l’équipe
- Mettre à jour les outils de communication (web…) et de gestion de la mobilité pour informer les étudiants
- Suivre les étudiants durant toute leur mobilité et à leur retour (problèmes pédagogiques, de santé, d’intégration, de résultats…)
- Instruire les demandes de factures relatives aux programmes payants
L’accompagnement des étudiants sur le montage des dossiers d’aides financières (10%)
- Préparer des documents de présentation des aides financières
- Répondre aux questions des étudiants
- Accompagner les étudiants dans le montage des dossiers d’aide financière (contacts téléphoniques et courriels), conseiller, vérifier l’éligibilité et la complétude des dossiers
- Assurer l’interface avec les directions et les gestionnaires de parcours concernés
- Préparer l’arbitrage pour les commissions d’attribution de ces aides
- Instruire les dossiers sur les plateformes des organismes financeurs
Compétences attendues
Connaissances théoriques et pratiques
▪ Connaître l'enseignement supérieur (les structures, les services, les différentes instances et leur
fonctionnement) et l'organisation des formations.
▪ Maîtriser l'orthographe et la syntaxe
▪ Connaître les logiciels de scolarité serait fortement appréciée (Pégase, ADE)
▪ Savoir organiser et planifier son travail en respectant les échéances et les délais contraints
▪ Savoir organiser son travail en autonomie et faire preuve d'une grande rigueur
▪ Connaître les techniques de communication (rédaction et élaboration de documents d'informations, guides, plaquettes, mise à jour du site web et de l'intranet étudiant)
▪ Maîtriser les outils informatiques (Word, Excel, Internet, messagerie, internet), être à l'aise sur les outils informatiques en général
▪ Maîtriser l'anglais
▪ Maîtriser une ou autres langues vivantes serait un plus
▪ Connaître le logiciel MoveOn serait fortement apprécié
Compétences comportementales
▪ Avoir une grande rigueur et les qualités d'organisation associées
▪ Posséder un bon relationnel, savoir faire preuve de diplomatie
▪ Respecter la confidentialité
▪ Avoir le sens de l'accueil et de l'écoute et le souci du service à l'usager
▪ Être force de proposition, participer à l'amélioration continue des méthodes de travail du service
▪ Savoir alerter et rendre compte auprès de son supérieur hiérarchique
▪ Savoir être autonome et savoir travailler en équipe
▪ Savoir planifier son activité, travailler
Langues
- Anglais Maîtrise
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- contact-recrutement@sciencespo-grenoble.fr
- sandrine.vernet@sciencespo-grenoble.fr
Qui sommes-nous ?
L’Institut d’Etudes Politiques de Grenoble « Sciences Po Grenoble – UGA » est un établissement public administratif (EPA) membre du Grand Etablissement l’Université-Grenoble-Alpes. Il accueille environ 2 000 étudiants dans le cadre de ses formations de niveau Master (Bac +5) et réunit un effectif de 75 enseignants-chercheurs titulaires et 90 personnels administratifs et techniques titulaires et contractuels.
Descriptif du service
Sciences Po Grenoble – UGA est très actif au niveau international. La direction des Relation internationale accompagne les étudiants de 2ème année dans le cadre de leur mobilité académique à l’étranger. Elle organise également accueille plus de 300 étudiants par an (échange académique de niveau Bachelor ou Master, double diplôme, parcours international). Elle pilote à ce titre 180 accords de partenariat international et son programme international POLIS, l’établissement
À propos de l'offre
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Pour plus de renseignements sur le poste et son environnement, vous pouvez contacter Mme Sandrine VERNET, Directrice des Relations internationales:
Mail : sandrine.vernet@sciencespo-grenoble.fr
Tel: 04 76 82 60 93
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36 h 40, ouvrant droit à 45 jours de congé + 10 jours de RTT
Télétravail possible
Participation mutuelle, forfait mobilité, participation aux abonnements Tag et SNCF, participation à l’offre de restauration du CROUS, accès à l’offre sociale du CAESUG
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Vacant à partir du 01/01/2025
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Gestionnaire de scolarité
