Université Lyon 3 - Gestionnaire administratif accueil et scolarité transversale (H/F)
Référence : 2025-1887847
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université de Lyon 3
UNIVERSITE JEAN MOULIN LYON 3 - Localisation : 1 avenue des frères lumières 69008
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Activités principales :
· Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
· Coordonner la gestion des stages et des BMA en licence 2 et licence 3
· Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
· Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
· Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
· Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
· Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
· Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs), les reproduire et les diffuser
· Retranscrire des informations orales à l'écrit
· Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
· Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
· Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
· Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
· Classer et archiver des documents
· Assurer le secrétariat et l'accueil des programmes confiés et en gérer la scolarité.
· Saisir les éléments pour l'établissement de documents statistiques.
· Participation aux audits (Qualicert, Equis, AACSB, …) : fournir les éléments demandés par la Direction Qualité, Accréditations, Projets concernant la scolarité du diplôme auditionné et participer à l’audit.
· L'agent contribue à la valorisation des activités de l'école et participe, en tant que de besoin, à la promotion des formations (ex : présence sur les « Journées Portes ouvertes »).
· Le cas échéant, et sous réserve d'aménagement horaire, l'agent peut être amené à collaborer ponctuellement avec les autres membres de l'iaelyon pour l'organisation et la surveillance des différents tests Score IAE Message obligatoires.
Profil recherché
COMPÉTENCES
Connaissances (savoir)
§ Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
§ Environnement et réseaux professionnels
§ Techniques d'élaboration de documents
§ Culture internet
§ Techniques de communication
§ Techniques d'accueil téléphonique et physique
Compétences opérationnelles (Savoir-faire)
§ Connaissance des procédures de certification.
§ Connaissance de l'ensemble des diplômes de l'iaelyon.
§ Connaissance du régime des études et examen de chaque programme.
§ Maîtrise des logiciels de bureautique : Word, Excel.
§ Niveau d’anglais intermédiaire
Compétences comportementales (Savoir-être)
· Qualités relationnelles : écoute, disponibilité, adaptabilité.
· Savoir travailler avec des partenaires différents : enseignants, responsable hiérarchique direct, mais également avec les différents collègues et les « extérieurs », selon des contraintes calendaires serrées
· Autonomie tout en sachant rendre compte au responsable hiérarchique direct.
· Travail en équipe.
· Priorisation des tâches
· Organisation et rigueur.
ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL
Identification du service de rattachement et localisation géographique
Service Scolarité Aile C – iaelyon Manufacture des Tabacs – Lyon 8e
Mission principale des services de scolarité de l’iaelyon :
La mission des services de scolarité est la gestion des formations professionnelles et/ou initiales.
Les étudiants de ces formations peuvent provenir
Date de prise de poste : 02/05/2025
Temps de travail hebdomadaire : 37h05
Contrat et durée : CDD 12 mois renouvelable
Filière / Grade : Catégorie B
Service recruteur : Faculté de Droit
Localisation du poste : Manufacture des tabacs
Rémunération mensuelle brute : Si titulaire : selon statut
Si contractuel : 1929€ + prime annuelle
Le poste est ouvert aux personnels titulaires et contractuels
Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?
• 51 jours ouvrés de congés par an
• Télétravail jusqu’à 2,5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois
d’ancienneté (avec indemnités à hauteur de 2,88 euros par jour télétravaillés, plafonné à 220 euros par an)
• Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
• Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et
évolution professionnelle.
• Participation de l’établissement aux abonnements de transport en commun
• Participation de l’établissement à la complémentaire santé
• Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel
(Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an).
• Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.
Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- job-ref-qtz1bpw1c8@emploi.beetween.com
- job-ref-qtz1bpw1c8@emploi.beetween.com
Qui sommes-nous ?
Située au cœur de Lyon et de Bourg-en-Bresse, l’Université Jean Moulin offre un espace d’apprentissage et de recherche centré sur les sciences humaines et sociales. Avec 7 écoles doctorales et 19 unités de recherche, elle développe une recherche interdisciplinaire, en lien avec les grandes questions de société.
Membre de l’Université de Lyon, elle accueille plus de 28 000 étudiants et propose un large éventail de formations du BUT au doctorat dans un cadre d’études de qualité. Ouverte sur l’Europe et sur le monde, l’Université Jean Moulin développe des actions de coopération pédagogique et scientifique sur les 5 continents. Favoriser l’égalité des chances en respectant les différences constitue son ambition première, convaincue que la diversité et les spécificités sont une richesse et que chacun d’entre nous est défini par ses différences. Pleinement engagées auprès de leurs partenaires socio-économiques, les équipes de l’Université Jean Moulin mettent tout en œuvre pour contribuer à la réussite des étudiants et à leur insertion professionnelle.
Descriptif du service
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 02/05/2025
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Secrétaire
