Université Lyon 2 - Assistant de direction H/F
Référence : 2025-1797330
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de Lyon 2
Université Lumière Lyon 2 - Direction de la Recherche et des Études Doctorales https://www.univ-lyon2.fr/ - Localisation : 18 Quai Claude Bernard 69007 Lyon
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
L'Université Lumière Lyon 2 recrute un.e assistant.e de direction pour la Direction de la Recherche et des Études Doctorales.
La DRED a pour mission de déployer la politique de l’établissement en matière de recherche et de soutenir et accompagner au quotidien les équipes des entités de recherche dans leurs activités scientifiques et leurs projets.
La DRED se situe à l’interface entre les laboratoires, les autres directions fonctionnelles et les partenaires extérieurs, locaux, nationaux ou internationaux. Le pôle d'assistance de direction est placé sous l'autorité de la directrice et se compose de deux agents qui se répartissent les missions et sont en mesure de se remplacer et de se soutenir si besoin. L'assistant de direction exercera ses missions en lien étroit avec les agents de la DRED, les gestionnaires et les personnels de laboratoire ainsi qu'avec les différentes directions de l'Université.
Mission : L'assistant de direction assure le secrétariat de la DRED et l'organisation de la Commission Recherche. Il concourt à l'organisation quotidienne et à la gestion des activités de la direction de la DRED. Il contribue à la gestion RH des personnels de la DRED et recueille et traite, dans le domaine adminstratif, les informations nécessaires à la préparation des dossiers et décisions.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Assistanat de direction
- Accueil physique et téléphonique
- Gérer l'agenda et les contacts de la direction
- Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions
- Transmettre les décisions et les informations et gérer les relations avec les interlocuteurs du service
- Créer et mettre à jour les listes de diffusion
Gestion RH
- Assurer le suivi de la gestion RH de la DRED et des laboratoires : mise à jour du tableau de suivi, de la base de données des congés et absence, suivi des campagnes
- Centraliser, contrôler et publier les offres d'emploi pour les recrutements des laboratoires sur les projets de recherche
- Accueillir les nouveaux entrants et les accompagner pour les aspects logistiques de leur arrivée
- Centraliser, contrôler et assurer le suivi des conventions de stage réalisées dans les unités de recherche
- Centraliser, contrôler et assurer le suivi des demandes d'éméritat
Logistique
- Suivi du courrier des services et pôles de la DRED
- Classer et archiver les documents
- Réaliser des tâches diverses liées à l'activité du service : gestion des clés, réservation de salles, diffusion d'informations
Organisation de la Commission Recherche plénière et restreinte
- Préparer les réunions de la CR avec la directrice de la DRED et la VP Recherche
- Diffuser le calendrier des instances et des réunions préparatoires aux membres de la Commission
- Transmettre la convocation et les documents préparatoires
- Participer aux instances : récolter les procurations, gérer l'émargement, enregistrer les séances, relever les votes et rédiger les délibérations
- Mettre à jour la liste des membres de la CR
Profil recherché
Poste de catégorie B ouvert aux titulaires et aux contractuels
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires
- Connaissance des statuts de la fonction publique d'état
- Connaissance du fonctionnement général des EPSCP
- Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion administrative
Savoirs sur l’environnement professionnel
- Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche
- Connaissance de l’université et de ses circuits de décision
Savoir-faire
- Rédiger des courriers et documents administratifs
- Appliquer les règles d'usages et les procédures administratives
- Organiser son temps de travail et gérer les priorités
- Restituer, synthétiser et transmettre l'information écrite et orale
- Gérer la confidentailité des informations et des données
- Anticiper, apprécier les situations et prendre des initiatives
- Maîtriser les outils bureautiques courants
- Maîtriser les logiciels spécifiques à l'activité (OHRIS, PSTAGE)
- Informer et rendre compte
- Anglais : compréhension écrite et orale
Comportements attendus
- Sens du contact et de l'écoute
- Sens de l'initiative, réactivité
- Rigueur, sens de l'organisation
- Travail en équipe
- Discrétion
- Respect de la confidentialité
Poste à temps complet 100% (37h30 par semaine)
Poste de catégorie B :
- ouvert aux titulaires de la fonction publique par voie de détachement ou de mutation
- ouvert aux non titulaires dans le cadre d'un CDD renouvelable
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Depuis sa création en 1973, l’Université Lumière Lyon 2 s’attache à porter une vision forte et exigeante de l’Enseignement supérieur et de la Recherche, animée par un esprit et des valeurs qui font aussi sa marque de fabrique : humaine et humaniste, engagée et solidaire, démocratique et citoyenne. Membre fondateur de la Comue, l’Université Lumière Lyon 2 accueille sur deux campus près de 30 000 étudiant.es, de la Licence au doctorat.
La transmission et le partage des savoirs
Avec une offre de formation variée, s’adressant à tous les publics, l’Université Lumière Lyon 2 conjugue ouverture et réussite du plus grand nombre.
Elle compte 13 entités de formation réparties dans 4 domaines de formation et de recherche : Arts, lettres, langues / Droit, économie, gestion / Sciences humaines et sociales / Sciences, technologie, santé.
Une Université ouverte sur le monde :
L’ouverture internationale est un enjeu majeur pour l’Université Lumière Lyon 2, qu’elle relève en encourageant la mobilité des étudiant.es via des échanges d’études et de stages en Europe et à travers le monde entier. Elle a également mis en place de nombreux doubles diplômes avec des institutions académiques étrangères et porte des activités de recherche internationales.
Descriptif du service
Une recherche pluridisciplinaire et ouverte sur la Cité :
Couvrant un très large spectre de disciplines des Sciences Humaines et Sociales, l’Université Lumière Lyon 2 développe une recherche de pointe dans chacun de ses domaines. Sensible aux préoccupations et aux enjeux de société tel que le genre, l’éducation, le travail, la ville, le handicap, elle participe pleinement au progrès social à travers ses programmes de recherche et de nombreuses actions de diffusion des savoirs.
Dotée de 32 laboratoires et de 8 fédérations de recherche, couvrant l’ensemble du champ des Lettres - Langues - Sciences Humaines et Sociales (LLSHS), l’université Lumière Lyon 2 fait le pari de l’innovation, de l’interdisciplinarité, du partenariat et de l’ouverture internationale.
Un cadre d’études stimulant :
Implantée au cœur de la Métropole de Lyon, avec deux campus principaux, Berges du Rhône et Porte des Alpes et trois sites complémentaires, Rachais, Ecully et Le Vinatier, l’Université Lumière Lyon 2 offre un cadre d’études et de travail adapté aux besoins de la communauté universitaire et propice à son épanouissement.
À propos de l'offre
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Retrouvez l'annonce et candidatez directement en ligne depuis notre site carrière : https://univ-lyon2.nous-recrutons.fr/offres-emploi/
Candidatures jusqu'au 08 février 2025
Tous les recrutements sont systématiquement ouverts aux personnes en situation de handicap sous réserve de la compatibilité du handicap avec le poste
INFORMATION :
Dans le cadre du poste pour lequel vous candidatez, vous consentez à ce que vos données à caractère personnel soient traitées par l’Université Lumière Lyon 2 aux fins d’examiner votre candidature. Ces données seront conservées pendant un délai de deux ans pour que l’Université puisse vous proposer d’autres postes correspondant à votre profil.
Conformément aux articles 38 et suivants de la Loi Informatique et Libertés modifiée, vous disposez concernant vos données d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition et d’effacement que vous pouvez faire valoir en justifiant votre identité par :
- Mail : auprès de dpo@univ-lyon2.fr
- Courrier : Université Lyon 2 69365 Lyon Cedex 07, DAJIM à l’attention du délégué à la protection des données.
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Contraintes horaires lors de l'organisation des instances
Déplacements occasionnels sur le campus Porte des Alpes pour les instances
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Vacant à partir du 08/01/2025
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Assistante / Assistant de direction
