Un ou une gestionnaire en charge des représentations 15358-25 - Conseil Régional d'Ile de France
Référence : O093250107000962
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Conseils régionaux
- Localisation : Saint-Ouen-sur-Seine
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Sous l'autorité de la responsable du Bureau des Représentations, vous assurez la gestion et le suivi administratif de membre de l'exécutif ainsi que pour la Direction du Protocole, du Courrier et des Représentations (DPCR)
MISSION 1 : Réalisation de courriers en lien avec les encadrants N+1 et N+2
Rédaction de courriers simples de notification, de courriers protocolaires, réponses aux sollicitations de particuliers, en effectuant les recherches documentaires nécessaires et le publipostage
Suivi des courriers et réponses selon le circuit de validation du logiciel d'enregistrement des courriers "Elise »
MISSION 2 : Appui au service
Appui au Bureau des Représentations en cas de pics d'activités en qualité de binôme des autres gestionnaires du Bureau des Représentations
Aide à la gestion administrative des stagiaires de la DPCR
Participation à la rédaction d'arrêtés de délégation
MISSION 3 Secrétariat de membre de l'exécutif
Gestion d'agendas (planning détaillé quotidien, prise de rendez-vous, organisation de réunions, préparation de réunions des commissions et séances CP CR,
Gestion de fichiers contacts dans le respect des règles RGPD
Gestion des courriers via le logiciel d'enregistrement des courriers Elise, des courriers et courriels
Rédaction et/ou frappe de courriers, de comptes rendus, recherches documentaires et suivi de l'actualité en lien avec la délégation d'élu
MISSION 4 : Activité de classement, archivage et recherche
Classement courant, photocopies, et mise en place d'un système d'archivage
Recherche d'information en fonction des besoins
Profil recherché
- Connaissance de l'environnement public et du fonctionnement des collectivités territoriales
- Connaissance du fonctionnement de la collectivité régionale
- Maîtrise des procédures administratives
- Principes rédactionnels des notes, comptes rendus et courriers
- Parfaite maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Connaissance des logiciels Word, Excel, Outlook et d'enregistrement des courriers Elise
- Notions d'organisation et de gestion du temps
- Expérience souhaitée de collaboration avec des élus
- Formation en secrétariat (BTS secrétariat) et/ou expérience confirmée de secrétariat ou d'assistanat de direction
- Organiser, gérer, anticiper,
- S'adapter au changement,
- Faire preuve de fiabilité et de discrétion
- Rendre compte,
- Faire preuve de réactivité,
- Garantir la confidentialité
Qui sommes-nous ?
À proximité immédiate de Paris, idéalement desservie en transports en commun (ligne de métro, bus, RER C), la Région s'est installée dans l'éco-quartier des Docks de Saint-Ouen offrant ainsi un environnement de travail innovant : bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services, avec un mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
À propos de l'offre
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Envoyer CV et lettre de motivation via le site Internet www.iledefrance.fr Rubrique Offres d'emploi Référence n°
Madame la Présidente
https://www.iledefrance.fr/region-recrute
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif , Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/04/2025
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Responsable de coordination administrative
