Technicien.ne en gestion administrative et assistance à la formation professionnelle
Référence : 2024-1747814
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de Pau et des Pays de l'Adour
L'UPPA recrute un(e) technicien(ne) chargé(e) de gestion administrative et d'assistance en formation professionnelle - Localisation : 64000 PAU
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Activités principales
Gestion des documents administratifs
- Élaboration, transmission et collecte de devis, contrats ou conventions de formation en lien avec les employeurs, financeurs, stagiaires de la formation professionnelle
- Préparation, suivi et enregistrement sur tous supports de l’émargement ou des autres éléments de participation aux formations des stagiaires, apprentis et enseignants
- Enregistrement de l’ensemble des documents relatifs au déroulement des formations professionnelles
- Classement et archivage des documents
Gestion des informations
- Enregistrement et mise à jour des données relatives aux contrats, aux conventions de formation, aux stagiaires, apprentis, aux employeurs et aux financeurs dans les différents systèmes d’information ou outils bureautiques
Préparation à la facturation
- Collecte, consolidation, calcul et formalisation des éléments nécessaires à la facturation.
Activités connexes
- Toutes autres activités relevant du périmètre de la DFTLV en particulier lorsque ces activités participent d’une mission transversale d’évolution ou d’amélioration des méthodes ou outils de travail
Profil recherché
Compétences attendues
- Connaissance de la mise en œuvre de la Formation Tout au Long de la Vie universitaire (formation professionnelle continue, reprise d’études financée et non financée)
- Connaissance des réglementations, circuits et plateformes destinés aux candidats internationaux qui souhaitent étudier en France
- Aisance écrite et orale de la langue anglaise
- Maîtrise des dispositifs de financement de la formation professionnelle (France Travail ; Transition Pro ; CPF…)
- Maîtrise des techniques administratives et contractuelles générales
- Aisance dans l’utilisation des outils informatiques, bureautiques et des applications internet
- Savoir appliquer dans le cadre de ses fonctions les normes réglementaires et les procédures
- Capacité à intégrer rapidement de nouvelles contraintes réglementaires ou procédures et à les mettre en œuvre
- Aisance rédactionnelle
Compétences souhaitées ou à développer
- Connaissance de l’outil informatique FCA MANAGER de l’AMUE
- Connaissance de l’outil informatique Hyper-planning d’Index Education
- Connaissance du référentiel de certification qualité QUALIOPI
Aptitudes et qualités personnelles
- Fortes aptitudes relationnelles
- Adaptabilité, autonomie et polyvalence
- Sens du service public
- Rigueur, fiabilité, confidentialité
- Sens de l’organisation et du travail en équipe
- Efficacité, dynamisme, réactivité
- Capacité à contribuer au service en période de forte activité
Formation et expérience
- Formation supérieure et expérience opérationnelle confirmée dans le domaine de la gestion administrative et de l’assistance en formation professionnelle de préférence en relation avec des apprenants internationaux
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Compétences attendues
Compétences attendues
Connaissance de la mise en œuvre de la Formation Tout au Long de la Vie universitaire (formation professionnelle continue, reprise d'études financée et non financée)
Connaissance des réglementations, circuits et plateformes destinés aux candidats internationaux qui souhaitent étudier en France
Aisance écrite et orale de la langue anglaise
Maîtrise des dispositifs de financement de la formation professionnelle (France Travail ; Transition Pro ; CPF…)
Maîtrise des techniques administratives et contractuelles générales
Aisance dans l'utilisation des outils informatiques, bureautiques et des applications internet
Savoir appliquer dans le cadre de ses fonctions les normes réglementaires et les procédures
Capacité à intégrer rapidement de nouvelles contraintes réglementaires ou procédures et à les mettre en œuvre
Aisance rédactionnelle
Compétences souhaitées ou à développer
Connaissance de l'outil informatique FCA MANAGER de l'AMUE
Connaissance du portail CPF « moncompteformation.gouv.fr » et de ses règles de fonctionnement
Connaissance du référentiel de certification qualité QUALIOPI
Aptitudes et qualités personnelles
Fortes aptitudes relationnelles
Adaptabilité, autonomie et polyvalence
Sens du service public
Rigueur, fiabilité, confidentialité
Sens de l'organisation et du travail en équipe
Efficacité, dynamisme, réactivité
Capacité à contribuer au service en période de forte activité
Formation et expérience
F
Langues
- Anglais Maîtrise
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’UPPA est une université multi sites implantée sur 5 campus à Pau, Anglet et Bayonne, Mont de Marsan et Tarbes : université pluridisciplinaire, elle intervient dans trois grands secteurs de formation (hors santé) : le droit, économie, gestion, management ; les lettres, langues, arts, sciences humaines et sport ; les sciences et technologies ; elle accueille 14000 étudiants au sein de 3 collèges : Le collège Sciences et Technologies pour l’Energie et l’Environnement (STEE) ; Le collège Sciences Sociales et Humanités (SSH) ; le collège Etudes Européennes et Internationales (EEI).
L’université, labellisée Investissement d’avenir I-SITE (Initiatives Science Innovation, Territoires, Economie) et membre de l’alliance Université Européenne UNITA, rayonne au niveau européen et international et est fortement engagée dans une politique de développement sur ses territoires d’implantation au travers de projet comme Irekia. Depuis sa labellisation Investissement d’avenir, l’établissement est engagé dans une forte dynamique transformante au travers de ses grands projets pour répondre à son ambition d’excellence en recherche et formation au meilleur niveau.
L’administration centrale de l’UPPA est organisée en 7 pôles : Finances, Immobilier logistique et sécurité, Relations et ressources humaines, Développement et relations institutionnelles, Numérique, Recherche internationale innovation et partenariat, Formation et vie étudiante.
Descriptif du service
Dans le contexte du développement de la formation professionnelle, la direction FTLV (26 agents dont 9 de catégorie A, 8M€ de volume d’affaires prévisionnel pour 2024) au service d’une nouvelle étape de croissance, soutenue par l’ANR en tant que lauréat du projet PIA4/ASDESR/DEFI 2030, autour d’une plateforme de gestion et de soutien unifiés, de la double compétence de la formation continue et de l’apprentissage, et qui vise la recherche de la performance, du développement et de la synergie de ces activités, dans une reconnaissance certifiée de la qualité de son offre de formation, recrute, pour son campus de Pau, un/une technicien(ne) chargé(e) de gestion administrative et d’assistance en formation professionnelle qui :
Accueille, informe et guide les publics (candidats et usagers de la formation professionnelle, responsables de formation, enseignants, autres partenaires)
Assure la gestion et le suivi administratif des activités du service de l’accompagnement dans l’élaboration et la qualification du projet de formation professionnelle jusqu’à sa mise en facturation
Collabore étroitement avec les équipes pédagogiques et administratives des 3 collèges de formation universitaire et des services de soutien et support
Collecte, traite, contrôle et conserve les informations nécessaires
Constitue et met à jour des dossiers documentaires
Participe à l’organisation de salons, de journées portes ouvertes, de conférences
Alimente les bases de données et répond aux enquêtes
À propos de l'offre
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55 jours de congés (dont 10 ARTT) par année universitaire
Forfait mobilité durable
Participation à la complémentaire santé
Télétravail possible jusqu’à 2 jours par semaine après adaptation
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Déplacements occasionnels – Travail à titre exceptionnel le samedi
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Vacant à partir du 12/11/2024
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Gestionnaire de scolarité
