Technicien-ne en gestion administrative et appui au pilotage opérationnel à la Direction du Patrimoine -
Référence : 2025-1853611
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université de Toulouse
Université de Toulouse - Localisation : Université de Toulouse
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Sous l’autorité du Directeur du Patrimoine et de l’assistant-ingénieur, vous exercez des missions de gestion administrative et d’appui au pilotage auprès des équipes de la direction du Patrimoine. À ce titre, vous contribuez au bon fonctionnement de la direction en exerçant des fonctions polyvalentes et en réalisant des actes administratifs dans le respect des procédures, des réglementations en vigueur et des bonnes pratiques professionnelles.
Vous êtes en charge de :
Sécurisation des actions de la direction
· Contribuer à l’organisation et au respect des circuits décisionnels
· Participer à l’élaboration des procédures et outils visant à améliorer la gestion et sécuriser les actes de la Direction du Patrimoine
· Suivre les procédures de déclaration de sinistres auprès des assurances
· Contribuer à la collecte des indicateurs de la direction et à l’analyse des coûts immobiliers
· Assurer une circulation efficace de l’information
Gestion des conventions d’occupation de locaux (en lien étroit avec la Direction des Affaires Juridiques)
· Rédiger, réviser et mettre à jour les conventions en fonction des besoins de l'organisation (laboratoires, composantes) et des réglementations en vigueur.
· Mettre à jour la base de données et les tableaux de bord pour garantir une vision globale des conventions en vigueur
· Contribuer à l’analyse des indicateurs de performance relatifs à la gestion des conventions
Budget et finances (en lien étroit avec la Direction des Finances)
· Contribuer au suivi des besoins financiers pour l’entretien, la maintenance, l’exploitation et les opérations de travaux. Suivre et analyser les consommations de crédits.
· Etablir des projets de commande, sur la base des devis transmis par les chargés d’opération ou de travaux.
· Participer à l’élaboration du bilan annuel mettant en perspective l’activité de la direction
· Apporter son appui au montage de dossiers de financement de travaux
· Nota : les engagements, les dépenses et les opérations dans l’applicatif SIFAC ainsi que les conventions financières des opérations immobilières sont gérés par la Direction des Finances
Autres missions
· Contribuer au suivi de la bonne exécution des marchés en cours, dans leur dimension opérationnelle
· Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes, des entreprises et des usagers
· Assurer la suppléance de l’assistante de la direction
Profil recherché
Connaissances :
- Très bonne connaissance de la gestion administrative et financière
- Connaissance de l’organisation de l’ESR
- Très bonne utilisation des logiciels bureautiques (pack office) et outils Web
Savoir faire technique :
- Techniques et méthodes du travail collaboratif/coopératif
- Techniques d’élaboration de tableaux de bord et d'indicateurs, capacité à analyser des données
- Sens de la diplomatie et de la pédagogie
- Sens du travail en équipe, en transversalité et en collaboration
- Sens de la relation à l’usager
Savoirs comportementaux :
- Faire preuve d’une importante capacité d’adaptation face aux différents interlocuteurs
- Fort pragmatisme
- Rigueur, fiabilité, réactivité, dynamisme
- Excellentes qualités relationnelles, aptitude au dialogue et à l’écoute
Diplômes requis : BUT Gestion des Entreprises et des Administrations ou équivalent
Expérience souhaitée : 3 à 5 ans
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Etablissement d’enseignement supérieur et de recherche, l'Université de Toulouse III- Paul Sabatier devient l'Université de Toulouse le 1er janvier 2025 (http://www.univ-tlse3.fr). L'Université se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes, elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.
Descriptif du service
Rattachée au Domaine Patrimoine, Logistique, Prévention et Sécurité (PLPS), la Direction du Patrimoine est en charge de l’élaboration, de l’évaluation et de la mise en œuvre de la politique immobilière de l’établissement. Elle conduit les opérations de construction et de rénovation du patrimoine bâti et également de mise en conformité et de maintenance des bâtiments des campus de l’université, en cohérence avec le Schéma Pluriannuel de Stratégie Immobilière et le Schéma Directeur de Transition Ecologique et Sociétale de l’établissement.
Par sa gestion durable des campus, le soutien aux activités de formation et de recherche, la valorisation et l’optimisation du patrimoine, la maîtrise des coûts immobiliers, la Direction du Patrimoine concourt à l’efficacité et l’attractivité de l’université en lien étroit avec les composantes et les laboratoires de l’établissement.
La Direction du Patrimoine est aujourd’hui composée de 28 collaborateurs qui se répartissent entre le pôle Stratégie Immobilière et Développement et le pôle Conduite d’Opérations Maîtrise d’Ouvrage, incluant le Service Maintenance et Exploitation. Afin de renforcer sa structure administrative et financière, elle se dote aujourd’hui d’un binôme d’appui au pilotage opérationnel composé d’un assistant-ingénieur et d’un technicien, qui exercera une fonction ressource transverse pour les directions du domaine PLPS.
À propos de l'offre
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Avantages :
Contributions aux frais de transport en commun
Congés jusqu’à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
Contributions à la complémentaire santé
Subvention restauration collective
Chèques vacances
Service social
Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
Activités sportives et culturelles
Etablissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
Evenements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences..)
Télétravail possible en fonction du poste
3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois):39h10 => 55 jours de congé 38h15 => 50 jours de congé 37h20 => 45 jours de congé
Possibilité d’aménagement du temps de travail
Crèche
Formations -
Conditions générales du poste :
· Catégorie du poste : B
· Corps de recrutement : TECH
· Quotité de travail : 100%
· Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt
· Poste ouvert aux titulaires et contractuels
· Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDI
· Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 1
· Rémunération:
Pour les titulaires: en fonction de la grille indiciaire + montant IFSE 441€ + modulation grade
Pour les contractuels: elle est comprise entre 1836.20 € et 2362.93 € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (258 €)
· Localisation géographique : Campus de Rangueil, Toulouse
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Vacant à partir du 03/04/2025
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Chargée / Chargé de la coordination administrative
