Secrétariat particulier du préfet
Référence : MINT_BA083ATB-99845
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Préfecture du Var
- Localisation : Préfecture du Var
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Vos activités principales :
Le titulaire du poste assurera le secrétariat du préfet et, par intérim, pourra être amené à faire celui du directeur de cabinet du préfet. A ce titre il est chargé de :
- gérer les différents agendas et déplacements des autorités
- gérer les courriels
- assurer l’accueil téléphonique et le filtrage des interlocuteurs
- assurer l’accueil physique des visiteurs
- planifier et préparer des dossiers en lien avec le secrétariat général et le cabinet pour les audiences et réunions
- suivre les déplacements dans le logiciel SEDEM
- réserver les salles de réunions
- gérer le budget annuel, suivre le tableau synthétique des commandes de fournitures de bureau et consommables informatiques, gérer les déplacements sur le logiciel CHORUS pour les autorités, la résidence mais aussi le SCIED et le BRE
- assurer la rédaction de certains courriers, assurer la mise en forme et le classement de documents
- soutenir le cabinet lors de l’organisation de déplacements ministériels, soirées électorales, cellules de crise ou manifestations en lien avec les services du cabinet et les partenaires extérieurs
- archiver les documents sur informatique et entretenir les annuaires et listings de contacts utiles ou pour les voeux
Votre environnement professionnel :
Activités du service
Secrétariat particulier du préfet et du directeur de cabinet
Composition et effectifs du service
Le secrétariat particulier du préfet et du directeur de cabinet est composé de 2 ETP : 1 B + 1 C
Liaisons hiérarchiques
Le préfet et le directeur de cabinet
Liaisons fonctionnelles
- services du cabinet du préfet : direction des sécurités, bureau de la représentation de l’État (BRE), service communication (SCIED), résidences, garage
- services de la préfecture, des DDI, du SGCD, sous-préfectures et autres administration de l’État
- élus et partenaires institutionnels locaux
- cabinets ministériels
Profil recherché
Vos compétences principales mises en œuvre /
Connaissances techniques :
Connaître l'environnement professionnel niveau maîtrise requis
Avoir des compétences en informatiques-bureautique niveau maîtrise requis
Avoir des compétences budgétaires et comptables niveau initié à acquérir
Savoir-faire :
Savoir travailler en équipe niveau maîtrise requis
Avoir l'esprit de synthèse niveau maîtrise requis
Savoir s'organiser niveau expert requis
Savoir-être :
Avoir le sens des relations humaines niveau maîtrise requis
Savoir accueillir niveau maîtrise requis
Savoir s'adapter niveau maîtrise requis
Éléments de candidature
Personnes à contacter
À propos de l'offre
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Rifseep 2
Localisation : Préfecture du Var
Code emploi-type : ADM005A -
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
- polyvalence et intérim de la secrétaire du directeur de cabinet lors de ses congés
- réactivité, discrétion, flexibilité, disponibilité, diplomatie, loyauté, travail d’équipe et pression qui décline rarement face aux urgences
- contraintes/sujétions : travail en horaires décalés, contraintes horaires (amplitude d’ouverture du secrétariat : 08h – 19h minimum
Liste des pièces requises pour déposer une candidature :
- Lien vers le formulaire de mobilité :
https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf -
Titre III du livre III du Code général de la fonction publique : 2° de l'article L332-2-
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Susceptible d'être vacant à partir du 01/09/2025
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Assistante / Assistant de direction
