Secrétaire/technicien-ne de direction

Missions :

Assurer des fonctions techniques dans la gestion d'activité administrative, financière,
logistique et/ou RH d'une structure (direction, unité, service...)
Réaliser des actes administratifs et/ou de gestion dans le respect des techniques, des
règles et des procédures dans un des domaines fonctionnels de l'établissement

Activités principales :
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier
et/ou ressources humaines
. préparation, envoi des convocations, vérification du quorum et procurations, rédaction et diffusion des PVs des
conseils d'UFR via iris, et élections
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
. référente courrier (principal ou secondaire - à consolider)
animation du collectif de travail en appui de la RA sur l'accueil (ADE, groupements appels
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l’activité d’un service, des examens, de
recrutement et/ou de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques, recrutements)
. référente com interne
administratrice fonctionnelle utilisateurs Iris
supervision ade B5
instruction des demandes de manifestations, salles, matériel
- Concevoir et organiser des bases de données
. MAJ listes de diffusion, MAJ composition et émargements conseils et commissions alimentation projet administration : MAJ objectifs et bilan
- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
. gestion agendas conseils UFR et commissions statutaires et non statutaires
gestion congés services, veille permanences et continuité de service
- Instruire les dossiers en vérifiant la conformité juridique, administrative et financière
. garante élaboration, MAJ, respect procédures conventions, archives, élections, délégations de signature
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les
procédures dédiées
. suivi des élections (conseils locaux, centraux, CES) et des conventions
supervision archivage services
- Participer à la mise en place des actions de communication en interne et en externe
. référente communication interne : coordinatrice cérémonie accueil nouveaux arrivants avec RA et responsable RH,suivi amphis savoir
gestion des stocks
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
. alimentation espace vie institutionnelle iris, supervision alimentation 2 autres espaces ressources et espaces
métiers, listes diffusion, annuaire
- Traiter les dossiers sensibles et les situations complexes avec les différents interlocuteurs en mobilisant les
expertises internes et externes nécessaires
. conventions, élections, locations