SECRETAIRE

Situé au sein du bureau affaires générales de la sous-direction administration générale de la direction centrale du SSF, le titulaire du poste est chargé d’assurer des travaux classiques de secrétariat au profit des sous-directeurs, des adjoints, mais aussi des travaux plus spécifiques au profit de l’ensemble de la direction centrale relevant de l’exploitation et de la gestion électronique du courrier ou de la mise en forme de tableaux de bord ou de suivi d’actions. Il assure et gère l’acheminement du courrier de toute nature pour le compte de la direction centrale du SSF.
En interne, il entretient des relations avec l’ensemble des directions locales et antennes du SSF. En externe, il a des relations avec les services postaux, les services courrier des partenaires du SSF, les autres administrations ou correspondants et services.
- Assurant la saisie d’informations et leur mise en forme en tenant compte de la nature du document et de la chartre graphique en vigueur et de la règle de nommage des fichiers ;
- Départ des courriers des personnels de la DCSSF via la messagerie NEMOS - et via CLEF ACID pour les courriers classifiés DR-SF et via local INTRACED pour les documents SECRET SPECIAL FRANCE
- Contrôler l’enregistrement des NEMOS sur le réseau, et le cahier des DRSF.
- Réceptionnant et triant le courrier dont le courrier classifié ;
- Scannant et enregistrant le document sous informatique (numérotation, synthèse de l’objet du document, émetteur et destinataires,).
- Diffusant les documents (numérotation, synthèse de l’objet du document, émetteur et destinataires,) sur le système informatique de gestion des documents du service ;
Vérifiant le courrier émanant des différents services et assurant son affranchissement et son expédition
- Archivant le courrier arrivée et départ et suivre le cheminement et archivant le courrier
- Expédiant le courrier « Départ »
- Gérer les documents classifiés au sein de toutes les sous-direction dont la destruction.
- Assurer le travail des secrétariats de SDA, SDL, SDPM, SDT et CMPF
- Mise en place et diffusion d’information d’EUREKA (remplace SILLAGE) au sein du SSF.
- Assurer l'émission des demandes d'intervention OPALE
- Assurer l’enregistrement du courrier arrivé.
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