Secrétaire pédagogique pour le master Humanités (F/H)
Référence : 2024-1773452
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Ecole Normale Supérieure
Ecole normale supérieure - Localisation : 45 rue d'Ulm - 75005 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD de 6 mois
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Entre 23k et 29k brut annuel € brut/an
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
SPÉCIFICITÉS DU POSTE :
Confidentialité, disponibilité et polyvalence
Capacités d’écoute et de dialogue, avec les étudiants comme les enseignants, dans un contexte international
Coordination de parcours spécifiques à différents départements
CHAMPS DES RELATIONS :
Relations internes : interactions quotidiennes avec les porteurs de parcours, les services administratifs de l’ENS, les secrétariats des départements concernés (actuellement cinq départements, six parcours), les étudiants
Relations externes : liaison régulière avec l’Université PSL
ACTIVITÉS :
1- Accueil et diffusion de l’information
- Accueillir, renseigner et orienter les étudiants et les enseignants
- Gérer et traiter la messagerie, le téléphone, le courrier
- Informer les étudiants des offres d’allocations, de bourses et d’emplois
- Mettre à jour le site web, concevoir les affiches et plaquettes éventuelles
2- Gestion de secrétariat pédagogique
- Gérer l’organisation des admissions (Paramétrage du portail d’admission national : MonMaster, et du portail de PSL : Talent, réception et contrôle des dossiers de candidature, transmission à la scolarité)
- Préparer les réunions du conseil pédagogique, solliciter les rapporteurs
- Convoquer les jurys d’admission et de validation et préparer les Procès-verbaux en lien avec la scolarité
- Assister les secrétariats pédagogiques dans les départements et le service scolarité de l’ENS dans le suivi pédagogique des étudiants (suivi des dossiers, établissement des Suppléments au diplôme)
- Utiliser l’outil Helisa (Phenix : portail gestionnaire et Pegasus : portail étudiant et professeur), pour la supervision des inscriptions administratives et pédagogiques
- Suivre les éventuels stages étudiants (convention, rapport, etc.)
- Gérer en direct certains parcours
3- Aide à l'organisation institutionnelle de la formation
- Produire les bilans et statistiques, préparer les rapports, selon les instructions des tutelles
- Suivre et développer des relations avec les différents services administratifs des institutions de tutelle
Profil recherché
COMPÉTENCES
Diplôme : Baccalauréat
Connaissances :
- Bonne connaissance et expérience de l’enseignement supérieur français, en lien notamment avec le domaine des Lettres et des Humanités
- Bon niveau d'anglais écrit et oral nécessité par l’internationalisation de la formation
Savoir-faire:
- Maîtriser les outils de bureautique
- Maîtriser les outils de communication (Internet, messagerie électronique)
- Posséder des notions des outils de gestion pédagogique (logiciel Helisa par ex.)
- Posséder des notions relatives à la création de pages web et la mise à jour de sites web (SPIP en particulier)
- Posséder une bonne expression orale et écrite
- Savoir recueillir, traiter et transmettre les informations
- Savoir organiser et planifier ses activités
- Sens de l'accueil
Savoir-être :
- Savoir s’adapter rapidement aux situations nouvelles
- Réactivité
- Autonomie
- Savoir rendre compte
- Prise d'initiatives
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
L’ÉCOLE NORMALE SUPÉRIEURE
Créée en 1794, l'École normale supérieure ENS-PSL est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires. Établissement d'élite qui recrute les tout meilleurs étudiants en France et à l'étranger, via le système des concours et des classes préparatoires, mais aussi par sélection sur dossier et entretien, l'ENS-PSL jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche, en particulier en mathématiques, physique, biologie, sciences cognitives, philosophie, et sciences de l'antiquité. L’École compte 37 unités mixtes de recherche.
L’École normale supérieure est membre de l’Université PSL
Non-discrimination, ouverture et transparence
Les établissements membres de l'Université PSL s’engagent à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.
Descriptif du service
PLACE DU POSTE AU SEIN DE L’ORGANISATION
Ce poste dépend, sur le plan administratif, du Pôle Ressources Lettres, et sur le plan pédagogique, des responsables du Master (le directeur de la mention ainsi que les directrices et directeurs des différents parcours)
À propos de l'offre
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AUTRES INFORMATIONS :
Prise de fonction : dans les meilleurs délais
Lieu de travail : 45 rue d’Ulm, 75005 Paris
Conditions de travail :
37h30 de temps de travail hebdomadaire ; 49 jours de congés/RTT par an
Télétravail possible
Poste ouvert aux contractuels (CDD de 8 mois, renouvelable – Rémunération selon grille et expérience)
L’ENS est un établissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité
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Vacant à partir du 09/12/2024
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Gestionnaire de scolarité
