Secrétaire pédagogique de département des études germaniques
Référence : 2025-1814176
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université Sorbonne Nouvelle Paris 3
- Localisation : Campus Nation, 8 avenue Saint-Mandé Paris 12ème
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Accueil et orientation des étudiants et enseignants :
· Accueil physique et téléphonique des étudiants et des enseignants du département.
· Participation à l’élaboration de supports d’informations pour l’offre de formation du département.
· Gestion du courrier, de la messagerie électronique et des appels téléphoniques.
· Afficher les emplois du temps.
· Archivage et classement de documents.
Contribuer à l’organisation de l’offre de formation :
· Appuyer l’élaboration et la codification des maquettes en lien avec le pôle d’organisation des études.
· Gérer l’inscription pédagogique des étudiants :
· Gérer les inscriptions pédagogiques : enregistrement informatique, traitement des dérogations, gestion des difficultés, etc.
· Constituer les groupes.
Assurer la préparation et le suivi de la campagne d’admission :
· Suivre et archiver les dossiers de candidatures.
· Préparer et assurer le secrétariat des commissions d’admission.
· Communication des décisions.
· Former et encadrer les vacataires au moment de la campagne des inscriptions administratives.
Gérer les résultats :
· Gestion des notes : collecte des résultats, saisie de note, création de relevés de notes et procès-verbaux sur APOGEE.
· Éditer les bordereaux de remises de notes.
· Lancer les calculs de notes et de résultats.
· Préparer et assurer le secrétariat des jurys.
· Vérifications des PV de résultats et saisie des points de jury.
· Afficher les résultats, éditer les relevés de notes et gérer les réclamations.
Recueillir les modalités de contrôle des connaissances et des examens :
Collecter les modalités du contrôle des connaissances, du contrôle terminal intégré et d’organisation des examens.
Organiser les plannings et la mise en place des emplois du temps :
· Saisie des emplois du temps dans ADE planning
· Faire l’interface entre le département, le pôle organisation des études et le service planning.
· Gestion des demandes des enseignants : absences, changements de salles et rattrapages.
Missions spécifiques :
· Suivi individualisé des étudiants pour les 5 doubles diplômes internationaux en étroite collaboration avec les enseignantes responsables (inscriptions, résultats, délivrance diplôme hors calendrier USN).
· Assurer la gestion administrative du département, soit entre autres : préparer les documents et participer aux réunions (notamment au conseil de département) ; établir le calendrier de l’année pour le département ; participer au suivi budgétaire en contact avec le pôle des affaires financières de l’UFR ; évaluer les besoins en matériels et commande de fournitures ; contacter les services de maintenance
Profil recherché
Connaissances :
· Connaître le fonctionnement de l’université : ses statuts, ses missions, son fonctionnement
· Connaître la réglementation spécifique de l’enseignement supérieur
· Maîtriser l’offre de formation du département
Compétences opérationnelles :
· Connaître les applications dévolues à la gestion de la scolarité (APOGEE, e-candidat, ADE, PStage)
· Connaître les applications dévolues à la gestion des informations sur le site web (KSUP)
· Maîtriser les outils partagés (G-Suite)
· Maîtriser les outils bureautiques
· Savoir planifier ses activités
Compétences comportementales :
· Savoir être polyvalent.
· Sens du service public et qualités relationnelles.
· Savoir être rigoureux, méthodique et disponible.
· Savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y répondre de manière appropriée.
· Savoir gérer le stress et les conflits dans les périodes d’activité intense
Diplôme réglementaire exigé - formation professionnelle - expérience : BEP/CAP
Conditions particulières d’exercice :
● Variation de la charge de travail au cours de l’année
● Présence impérative en pleine période d’inscription et de rentrée (juin, juillet, septembre, octobre)
● Fortes contraintes liées au respect du calendrier universitaire
● Bureau recevant un public nombreux et varié dans ses demandes
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Localisation
Qui sommes-nous ?
Créée en 1970, la Sorbonne Nouvelle est issue de l'ancienne faculté des lettres de l'Université de Paris. L’université propose des formations pluridisciplinaires de haut niveau en Licence, Master et Doctorat dans le domaine des Langues, Lettres, Arts & Médias, Sciences Humaines et Sociales. Les formations de la Sorbonne Nouvelle sont adossées à des activités de recherche internationalement reconnues dans le domaine des humanités modernes.
La Sorbonne Nouvelle en chiffres :
➔ 15 800 étudiants (dont un tiers d’étudiants internationaux)
➔ 710 enseignants-chercheurs et 900 chargés de cours
➔ 622 personnels administratifs et de bibliothèque
➔ 70 combinaisons majeure-mineure en Licence et 49 spécialités de Master
➔ 5 écoles doctorales
➔ 28 unités de recherche
➔ un réseau de 400 établissements d’enseignement supérieur dans près de 30 pays
Pour en savoir plus : www.sorbonne-nouvelle.fr
Nos engagements : égalité, diversité, laïcité, lutte contre toute forme de discrimination et de harcèlement.
Descriptif du service
L'UFR Langues, littératures, civilisations et sociétés étrangères (LLCSE) couvre une très large gamme d'aires linguistiques et culturelles, allant de l'anglais au sanskrit, avec toutefois un fort ancrage sur l'Europe. Ses sept départements offrent des formations pluridisciplinaires diversifiées : les plus traditionnelles, sont orientées vers les carrières académiques dans l’enseignement et la recherche, tandis que d’autres sont axées sur les professions du secteur tertiaire.
MISSION
La/le secrétaire pédagogique est placé-e sous l’autorité hiérarchique de la RAC de l’UFR et l’autorité fonctionnelle de la directrice du département, avec qui elle/il collabore étroitement. Elle/Il collabore également avec le RAC adjoint chargé de coordonner les opérations collectives de scolarité.
Mission principale :
La/le secrétaire pédagogique exécute des actes administratifs et de gestion courante en lien avec le parcours d’études des étudiants inscrits au sein du département. Elle/Il recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement du département. Elle/il informe et oriente dans leurs démarches les usagers et enseignants, et répond à des sollicitations d’interlocuteurs internes ou externes à l’université.
À propos de l'offre
-
Les candidatures (CV accompagné d’une lettre de motivation) seront adressées par messagerie électronique à l’adresse suivante : recrutement@sorbonne-nouvelle.fr
Date limite pour candidater : 27/02/2025 - les candidatures sont acceptées après cette date si l'annonce est toujours en ligne
-
Vacant à partir du 27/01/2025
-
Gestionnaire de scolarité
