Secrétaire pédagogique
Référence : 2024-1774594
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de la Guyane
Université de Guyane - Localisation : cayenne
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) selon grille indiciaire € brut/an
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
La secrétaire pédagogique a pour mission d’assurer la gestion administrative des alternants et de réaliser toutes les tâches administratives qui lui sont confiées par la direction ou le supérieur hiérarchique direct.
Dans un contexte d’évolution rapide de la législation relative à l’alternance, la présente fiche de poste peut être soumise à des mises à jour ponctuelles.
Activités principales:
- Accueillir, informer et orienter les divers publics de la formation continue
- Identifier l’interlocuteur et sa demande, l’orienter de façon adéquate (alternant, entreprise, acteur de la formation continue)
- Accueillir les usagers et spécifiquement les alternants, les informer et leur proposer une orientation conforme à leur projet de formation (questionnaire de pré-orientation)
- Accueillir et orienter de façon adéquate les alternants empêchés : en situation de handicap, ou qui ne sont pas en mesure de suivre les cours en présentiel (alternant en milieu carcéral, problèmes de santé, etc.)
Assurer l’inscription et le suivi administratif des alternants:
- Mise à jour régulièrement le « Livret de l’Alternance électronique (carnet de liaison entre le CFA, l’entreprise et l’alternant)
- Réalisation des opérations de gestion courantes des dossiers administratifs
- Suivi mensuel des effectifs
- Vérification des contrats et des conventions
- Contrôle des plannings de formation en collaboration avec les composantes
- Émission des attestations d’assiduité des alternants et transmission aux entreprises d’accueil
- Suivi de l’alternant sur APOGEE depuis la saisie des notes jusqu’à l’attestation de réussite du diplôme
- Établissement des certificats de réalisation
- Édition et remise des cartes étudiantes
- Contrôler les heures d’enseignement réalisées en alternance
- Contribuer à la réalisation des enquêtes ministérielles et régionales
- Contribuer à la gestion des bases de données et des tableaux de bord
- Participer à l’évènementiel
- Traiter les réclamations des alternants : Enregistrement des réclamations, accusé de réception, traitement, enregistrement de la suite donnée et tenir un tableau de suivi des réclamations
Profil recherché
Connaissances, savoirs :
- Techniques de communication.
- Techniques de gestion administrative et de secrétariat.
- Règles et consignes de sécurité.
- Techniques de prévention et de gestion de conflits.
- Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche
- Droit de la formation
- Règlementation relative à l’alternance
Savoir-faire :
- Accueillir et prendre des messages
- Accueillir les populations concernées
- Enregistrer et classer les documents
- Rédiger des rapports ou des documents
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
- Utiliser les outils bureautiques (Word et Excel principalement)
- Développer des relations avec autres services
- Connaissance d’hyperplanning, E-candidat, FCA Manager et Apogée
Savoir –être
- Sens relationnel
- Capacité d’adaptation
- Sens de l’organisation
- Curiosité intellectuelle
Formations et/ou expériences requises :
Niveau Bac (Bac professionnel, bac techniques commerciales, bac technologique…)
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Formations générales, Secrétariat, bureautique
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Par décret n°2014-851 du 30 juillet 2014, l'Université de Guyane, précédemment pôle universitaire de l'Université des Antilles et de la Guyane, devient établissement public scientifique, culturel et professionnel (EPSCP). Elle a accédé aux responsabilités et compétences élargies au I er janvier 2015.
L'Université de Guyane est composée de l'IUT, de l'ESPE, de départements de formations et de recherche et de services. C'est un établissement pluridisciplinaire dont le siège est situé à Cayenne, sur le campus de Troubiran. Avec un effectif de 141 enseignants chercheurs et enseignants et de 150 emplois de BIATSS, elle compte environ 4 000 étudiants répartis sur les sites de Cayenne, Kourou et Saint-Laurent du Maroni.
Descriptif du service
Université de Guyane (Direction de la formation Professionnelle Universitaire) Formation en alternance et Formation Continue
À propos de l'offre
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Envoyez lettre de motivation, CV et diplôme le plus élevé exclusivement par voie électronique à :
Monsieur le Président de l’Université de Guyane
Direction des Ressources Humaines et des Moyens
recrutement@univ-guyane.fr
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37h30 hebdomadaires, horaires variables et pics d’activité en fonction des obligations du service et à la demande du supérieur hiérarchique.
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Vacant à partir du 01/01/2025
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Gestionnaire de scolarité
