SECRETAIRE PARTICULIER DE DIRECTION

Placé sous l’autorité du colonel adjoint au directeur des ressources humaines de l’armée de l’air (DRHAAE), le titulaire du poste assiste l’adjoint au directeur et les sous-directeurs dans l’organisation quotidienne du travail, assure les travaux de gestion des bureaux rattachés et contribue au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d’assistance technique.
- Assurer l’orientation et la diffusion du courrier de la boîte fonctionnelle et de la messagerie « NEMO ».
- Gérer les agendas des différentes autorités de la direction.
- Gérer la communications téléphoniques au profit des autorités
- Organiser les déplacements des autorités : réservation des billets de train, demande d’avion, contacts avec les bases pour programme de la journée,…
- Gérer les invitations : lettre de réponse et/ou désignation d’un représentant si empêchement du général.
- Organiser les déjeuners, établir les plans de tables, rédiger les menus proposés par le gérant du mess des officiers.
- Gérer les réservations des salles de réunion et préparer la mise en place des réunions (plan de salle, Visio conférence).
- Vérifier avant mise à la signature aux autorités les documents émanant des différents bureaux et diriger les courriers en retour après signature.
- Administrer dans le SIRH « Orchestra »les personnels affectés à la direction, le BPFMA, le BORH et le BNUM de la DRHAAE (arrêt maladie, mission, etc.).
- Assurer le suivi des réservistes de l’unité (établissement et suivi des convocations, etc.).
- Gérer les commandes de fournitures des bureaux placés sous l’autorité du CASEO et l’approvisionnement des vecteurs de notoriété de la DRHAAE.
- Assurer la gestion et le suivi des crédits de représentation à caractère alimentaire : suivi des commandes d’achat , création des demandes EUREKA et suivi des dépenses avec BPFMA/DFIN.
- Participer à la désignation de personnel en liaison avec le quartier général (QG) (volontariats, soutiens etc.).
- Participer aux différentes tâches administratives liées à la chancellerie (Etats de propositions DEFNAT, recueil de candidatures pour les différentes médailles etc.).
- Administrer le contenu de l’ANNUDEF du personnel placé sous l’autorité du CASEO.