Secrétaire médicale en néonatalogie F/H

L’Assistant(e) Médico-Administratif (ve) participe au traitement et à la coordination des activités et des informations médico-administratives du patient, en collaboration étroite avec les médecins et son binôme.
IL/Elle assure le fonctionnement du secrétariat médical, prend en charge la gestion administrative des dossiers patients et contribue à la délivrance de renseignements d’ordre général dans son domaine de compétences.

4 postes d’AMA se répartissent les missions suivantes :

Secteur hospitalisation :
Mise en forme des compte- rendu d’hospitalisation dans ORBIS pour les unités de réanimation, de médecine et d’Unité mère enfant.
Programmation et prise de rdv des examens pour les enfants hospitalisés en lien avec le médecin référent de l’enfant (examen radiologique, etc…) par roulement.
Remplir les informations pour le réseau périnatal

Secteur post hospitalisation :
Prise de RV dans ORBIS.
Organisation des hospitalisations en HDJ.
Enregistrement dans GILDA de l’activité des pédiatres pour les consultations anté-natales, et pour les consultations néonatales
Maintien de la continuité de service de l’équipe du secrétariat.
  Suivi quotidien de la messagerie électronique du service (réception, réponses, gestion du carnet d’adresses, archivage).
Accueil des visiteurs et des stagiaires, suivi des demandes de stages médicaux
Dactylographie : Courriers et documents administratifs du service.
Réponse aux demandes de dossiers médicaux (conformément à la réglementation), gestion des demandes émanant de la Direction Qualité, gestion des risques et droits des patients en collaboration avec le responsable du service, Gestion des dossiers médicaux (étude, demande de dossiers aux archives).
Vérification des coordonnées des parents à tous les stades des missions

Recherche informatique d’articles médicaux.
Organisation de réunions, réservation de salles.
Gestion du stock des cartouches pour les imprimantes et de la papeterie en lien avec les cadres.

Certaines tâches sont effectuées en alternance par l’ensemble de l’équipe des AMA :
Réception du courrier, distribution.
Gestion des communications téléphoniques.
Tri et rangement dans les dossiers des courriers et résultats d’examens.
 Relevé des entrées en hospitalisation pour gestion du tableau (EXCEL) de synthèse permettant des statistiques annuelles.
Saisie