Secrétaire médicale - Centre d'Ethique Clinique F/H

Assurer la gestion administrative au Centre d’éthique clinique (CEC) (50 %)
· Gérer la constitution des dossiers de recrutement des personnels (médicaux et non médicaux) et des stagiaires : suivi des demandes, suivi des conventions, suivi des subventions (ingénieurs d’étude/assistants de recherche clinique), en lien avec le Responsable du Cec ;
· Assurer le suivi de la reconduction des contrats
· Assurer l’accueil et l’organisation logistique des stagiaires et des nouveaux personnels
· Assurer le suivi des dépenses du service et de la consommation du budget du Cec en lien avec le Responsable
Avec la Direction de la Communication :
· Assure l’édition des flyers (support de communication du Cec)
· Assurer la mise à jour du site internet du Cec
Avec la Direction des Affaires juridiques :
· Participer à l’organisation conjointe des journées-débats publiques sur des thématiques éthiques
· Recenser les besoins et transmettre les demandes de commandes mensuelles et trimestrielles
· Assurer le suivi des besoins en équipements (petits matériels/informatiques), en travaux et en informatique
· Régulariser les commandes du Cec par l’édition de bons de commande
· Assurer les (ré) abonnements aux revues nationales et internationales pour le CEC
· Faire les demandes d’intervention pour les services techniques et pour le service informatique
Particularités du poste :
· Assurer l’accueil téléphonique pour les saisines qui requièrent de savoir repérer les urgences et orienter vers l’équipe
· Etre une personne ressource pour les patients/familles/personnels, les membres de l’équipe, des groupes d’éthique clinique et toute autre personne sollicitant le Cec
 Activités diverses régulières :
· Assurer la mise à jour du logiciel CHRONOS (suivi des plannings prévisionnels et définitifs du personnel médical)
· Assurer la diffusion des avis de réunions hebdomadaires
· Etablir les ordres de mission pour valider les déplacements des membres de l’équipe
· Assurer la gestion de la bibliothèque
· Assurer la correction et la mise en page des divers documents du service, en collaboration avec l’équipe
· Assurer le classement et l’archivage des documents du service
· Veiller au rangement du Cec
Activités diverses ponctuelles :
· Transmettre à l’encadrement du DMU les souhaits de congés des personnels non médicaux du Cec (avant le 31 mars, délai de rigueur)
· Mettre à jour les fichiers informatiques (dossiers communs et fichiers saisines/patients) et assurer l’archivage
· Mettre à jour du CV du Responsable
· Dans le cadre des séminaires, de la formation d’initiation à l’éthique clinique et des journées publiques organisés par le Cec : gérer les réservations de salles et la logistique locale (en lien avec les appariteurs), préparer les listings d’inscription, assurer l’accueil et la gestion des déplacements/hébergements des intervenants et des autres membres du Cec, assurer l’organisation des prestations de repas collectifs