Secrétaire du cabinet du président F/H

Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes ;
Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier ;
Réaliser la vérification des parapheurs signés avant le retour dans les services ;
Gérer l’agenda partagé des Conseils et Instances de l’Université ;
Rédiger des courriels pour envoi en lien avec le / la Chef/fe de cabinet ;
Sélectionner et diffuser de l’information en interne ;
Retranscrire des informations orales à l'écrit ;
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser ;
Classer et archiver des documents ;
Être le référent archives du cabinet et participer aux réunions du réseau des archivistes de l’Université. Procéder à l’archivage des pièces administratives ;
Être le correspondant DUERP de la Présidence au Château et gérer l’évolution de son contenu ;
Apporter un soutien administratif et logistique aux collègues du Cabinet et à l’équipe de gouvernance ;
Suppléer les activités des autres assistantes du cabinet en cas d’absence (courriels, agendas, courriers, …) ;
Gérer les réservations des salons du Château ;
Vérifier et assurer la bonne configuration des salons avant des réunions/manifestations internes ou externes ;
Assurer la gestion des stocks (papeterie, fournitures…) ;
Assurer le budget dédié à l’activité ;
Mettre à jour la signalétique (étiquettes des bureaux, consignes, notes diverses, …).

Partie événementielle (en lien direct avec l’assistant/e du Président) :

Réaliser les activités liées à l’organisation des événements (invitation des participants et suivi des réponses, demande de devis, préparation et gestion des commandes, gestion des stocks, …) ;
Solliciter des devis selon le type de manifestations (traiteur, fleurs, …) ;
Tenir à jour un listing des personnalités institutionnelles ainsi que des fournisseurs / prestataires ;
Faire le lien avec la Direction de la communication et le service logistique pour caler les différentes activités à accomplir lors d’un événement.
 

CONTRAINTES PARTICULIÈRES : Plage horaire d’ouverture du cabinet (présence à répartir entre les 3 assistantes). Disponibilité en lien avec les exigences des calendriers et les situations d’urgence ou de surcharge de travail ponctuelles.