SECRETAIRE DIRECTION

« Implanté à Rambouillet et centre expert filière du service du commissariat des armées, le centre interarmées du soutien « équipements commissariat » (CIEC) soutient et équipe les militaires dans le service courant et les missions opérationnelles. Pour cela, il pilote la réalisation des produits, prestations et services définis par les armées et directions de services dans les domaines de l’habillement, des effets de combat et balistiques, des matériels de soutien de l’homme et des vivres opérationnels. Cette mission, qui va de la conception au client final, comprend des aspects liés à l’innovation, à l’ingénierie technique dans différents domaines (textile, balistique, cuir, mécanique, agroalimentaire, …), à la prescription achat, au management de la production, au pilotage des flux de distribution et du maintien en condition opérationnelle des matériels, à la relation clients et la gestion de l’ensemble des ressources budgétaires et humaines de son activité. »
Positionné au sein du bureau « Appui au commandement » de la division organique, le titulaire du poste assure notamment le secrétariat de direction du CIEC, la permanence des opérations du secrétariat et assure le rôle de référent des archives pour toute la direction auprès de l’EDIACA.
Le régulateur des charges de travail est l’OSA, cheffe de la division organique.
- Prise des RDV et suivi des agendas du directeur et son adjoint
- Enregistrement (chronos) et gestion du courrier (envoi via messagerie NEMO ou mail ; réception et diffusion par messagerie…).
- Rédaction des projets de notes des prestations organisées par le directeur et son adjoint
- Tenir à jour l’organigramme du CIEC via les ressources humaines et l’envoyer aux différents organismes (service communication pour publication sur le site du SCA).
- Présenter les dossiers des différents bureaux ou divisions à la signature du directeur ou son adjoint
- Préparer et suivre les commandes de fournitures de bureau selon les besoins avec la carte achat par le biais d’EUREKA ou ARTEMIS
- Suivi des congés et suppléances du directeur et son adjoint
- Organiser les réunions, de prestations au profit du directeur ou de son adjoint (réservations de salles et de moyens, accueil des visiteurs)
- Secrétariat téléphonique (analyse, exploitation), prise de RDV
- Gestion et classement de la documentation de la direction (RPAA, classeurs des notes d’organisation, de fonctionnement et de désignations du CIEC …)
- Préparer et assurer le suivi des visites des fournisseurs, organiser les rendez-vous des fournisseurs avec la direction (accueil, réservation de salles et de moyens…)