Secrétaire de service - CONSEIL DÉPARTEMENTAL DE LA SARTHE
Référence : O072250109001098
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Conseils départementaux
- Localisation : Le Mans
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Le secrétaire assure le secrétariat des bureaux Droits et prestations pour l'Autonomie de la Personne âgées (DPAPA) et Droits et prestations pour l'Autonomie de la Personne handicapée (DPAPH).
Il gère les plannings des congés du bureau DPAPH et gère l'agenda des deux chefs de bureaux et contribue à l'organisation des réunions.
Il est susceptible de participer aux réunions de bureaux et d'en établir les comptes rendus.
Il assure l'accueil téléphonique et oriente les appels. Il participe à l'accueil téléphonique de Sarthe Autonomie et Santé. En cas d'absence, il assure les missions de l'assistant du chef de service.
Les missions peuvent évoluer en fonction des décisions de la collectivité, des cadres réglementaires et des réorganisations.
Relations fonctionnelles :
En interne : agents du service, secrétariat de la direction Sarthe Autonomie et secrétariats des autres services.
En externe : usagers et partenaires.
Accueil téléphonique
Accueil, information et orientation des usagers
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Rédaction de comptes-rendus
Suivi de la planification des réunions et de l'agenda de l'équipe
Réception, traitement et diffusion d'informations
Suivi du courrier du cadre ou de l'élu
Gestion de plannings
Profil recherché
Savoirs:
Connaissance des différents outils et usages internet
Connaissance des différents services et des différentes missions du Département
Connaissance des institutions
Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page)
Connaissance des règles internes de présentation de documents
Connaissance des techniques de prise de note rapide
Connaissance des circuits de transmission des documents
Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe
Savoir-faire:
Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie
Etablir un système de classement efficace
Filtrer les appels téléphoniques
Gérer son temps de manière efficace
Identifier les demandes et les besoins des usagers
Informer et orienter les personnes
Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation
Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités
Orienter les appels téléphoniques
Respecter les procédures
Respecter les règles de déontologie liées à son activité
Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook, Teams...)
Savoir-être:
Faire preuve de maîtrise de soi
Avoir le sens de la hiérarchie
Avoir le sens du service public
Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe
Faire preuve d'organisation
Faire preuve de réactivité face à une situation d'urgence
Faire preuve de rigueur et de méthode
Faire preuve d'autonomie
Faire preuve de discrétion
Se montrer disponible
Diplômes et niveaux d'expérience requis :
CAP/BEP dans le domaine du poste visé, expérience supérieure à 3 ans
Bac dans le domaine du poste visé, débutant accepté
À propos de l'offre
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Merci d'envoyer votre candidature (CV+LM) sur le site internet du département de la Sarthe :
https://www.sarthe.fr/departement-sarthe/offres-d-emploi
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L331-7 du code général de la fonction publique (recrutement dérogatoire des candidats reconnus travailleurs handicapés) - Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.
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Vacant à partir du 01/04/2025
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
