Secrétaire de la sous direction SAAM A et du bureau SAAM A5 H/F
Référence : 2024-1740633
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Service de l'action administrative et des moyens
Service de l'action administrative et des moyens - Sous-direction des ressources humaines pour l'administration centrale - : Bureau de gestion des contractuels (SAAM A5) - Localisation : 97/99 rue de Grenelle 75 007 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Le/La secrétaire-assistant(e) contribue au bon déroulement des activités de la sous direction et du bureau en assurant notamment les fonctions suivantes :
- préparer les dossiers pour les réunions de la sous directrice et alerter sur les sujets urgents ;
- coordonner les dossiers transversaux relatifs à la sous direction en lien avec la sous directrice et son adjointe ;
- participer à l’élaboration des outils de suivi de l’activité de la sous direction ;
- assurer le lien avec les interlocuteurs internes et externes ;
- réceptionner, enregistrer, diffuser les courriers et suivre leur expédition, suivre la circulation des parapheurs via l’application ELISE ; suivre, le cas échéant, les productions des textes réglémentaires via SOLON
- gérer la messagerie fonctionnelle de la sous direction ;
- gérer les agendas électroniques, programmer et organiser les réunions en présentiel ou en distanciel (audio/visio) ;
- produire et diffuser des documents divers ; mettre en œuvre la communication interne et participer à l’organisation des séminaires (de la sous direction, d’accueil, bourses à l’emploi etc..) ;
- prendre en charge les aspects logistiques et les moyens matériels des deux entités ; gérer les fournitures et les commandes ;
- assurer la gestion des plannings des congés prévisionnels, des missions via CHORUS DT, de l’installation des nouveaux collègues (en lien avec l’unité de gestion administrative et ressoures humaines de proximité et le service informatique);
- organiser l’archivage papier et numérique des deux entités et dans le respect des règles en vigueur.
Au-delà des activités de secrétariat, le/la secrétaire-assisant(e) pourra se voir confier l’étude et la gestion de certains dossiers en lien avec l’activité respective des deux entités. Il participe aux réunions de sous direction.
Profil recherché
Le/La candidat devra mettre en œuvre les compétences suivantes :
- connaissance de l’administration centrale niveau pratique – souhaité
- connaissance du systèmes éducatif de la jeunesse, de l’enseignement supérieur, de la recherche et des sports – niveau pratique – à acquérir
- maîtrise du Pack Office (word, excel, powerpoint, outlook) : niveau expert – requis
- techniques de secrétariat niveau pratique – souhaité
- maîtrise des logiciels spécifiques (ELISE, SOLON, CHORUS DT, SYMPHONIE, etc.) : niveau pratique – souhaité
- sens des priorités, capacité d’organisation, rigueur : niveau confirmé – requis
- sens relationnel, discrétion : niveau confirmé – requis
Éléments de candidature
Personnes à contacter
- berenice.dely@education.gouv.fr
- recrutement-sg-saam@education.gouv.fr
Qui sommes-nous ?
Le service de l'action administrative et des moyens, rattaché au secrétariat général des ministères de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche, et des sports, de la jeunesse et de la vie associative, assure la gestion administrative et financière des moyens de l'administration centrale de ces trois ministères.
Au sein de ce service, la sous-direction des ressources humaines pour l'administration centrale est constituée :
- du bureau des conditions de vie au travail et des politiques et relations sociales ;
- du bureau de gestion statutaire et des rémunérations ;
- du bureau de la formation ;
- du bureau des politiques de recrutement et de la gestion prévisionnelle des effectifs, des emplois et des compétences (GPEEC) ;
- du bureau de gestion des contractuels ;
- du pôle d’accompagnement et de développement professionnel ;
- de la mission de modernisation et de coordination des systèmes d'information des ressources humaines.
Descriptif du service
La sous-direction des ressources humaines pour l'administration centrale assure la gestion des emplois et les actes de gestion collective et individuelle des personnels de l'administration centrale ainsi que leur formation continue, à l'exception des personnels d'encadrement supérieur et d'inspection.
Elle conseille et accompagne les agents de l'administration centrale dans leurs projets d'évolution professionnelle et de mobilité.
Elle élabore les éléments de la politique de gestion des ressources humaines pour l'administration centrale. Elle est responsable de la masse salariale au sein du budget opérationnel regroupant les moyens ouverts au titre de la gestion de l'administration centrale.
Elle élabore les textes à caractère statutaire et indemnitaire, assure le secrétariat du comité social d'administration centrale et celui de sa formation spécialisée en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail. Elle est chargée des relations avec les associations de personnels. Les activités relatives à l'action sanitaire et sociale strictement dédiée aux personnels de l'administration centrale lui sont rattachées.
Elle élabore et met en œuvre la gestion prévisionnelle des emplois, des effectifs et des compétences des personnels de l'administration centrale. Elle a en charge les traitements et indemnités des personnels de l'administration centrale (titulaires et contractuels). Elle procède aux études d'organisation relatives à l'administration centrale.
À propos de l'offre
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Les dossiers de candidatures, constitués d’un CV et d’une lettre de motivation, doivent parvenir au plus tard le 22 novembre 2024, par courriel aux adresses suivantes :
Bérénice Dély, sous-directrice des ressources humaines
berenice.dely@education.gouv.fr 01 55 55 04 06
Nadine Miali, adjointe de la sous directrice des ressources humaines
nadine.miali@education.gouv.fr
Boîte fonctionnelle recrutements : recrutement-sg-saam@education.gouv.fr
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EFFECTIFS DE LA STRUCTURE : SAAM A : 130 DONT SAAM A5 : 19
Le/La secrétaire-assistant(e) effectuera ses missions en autonomie.
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Vacant à partir du 01/01/2025
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Assistante / Assistant de direction
