Secrétaire de la section courrier/secrétariat commun de la direction des affaires civiles et du sceau
Référence : 2025-1843919
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Secrétariat Général
Direction des affaires civiles et du Sceau Cabinet/pôle secrétariat commun - Localisation : 13 place Vendôme 75001 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Au sein du pôle secrétariat commun, et sous l’autorité du responsable du pôle secrétariat, le secrétaire de la section courrier, en lien avec le responsable de section, assurera les missions suivantes prioritairement dévolues à sa section :
- d’assurer la gestion et le suivi des courriers parlementaires (CP) et des questions écrites des parlementaires (QE) ;
- d’assurer la gestion et le suivi des courriers des particuliers (répartition et distribution, mise à jour du tableau de suivi, mise sous pli et envoi des courriers en réponse notamment) en lien avec le pôle requêtes du cabinet du directeur ;
- mettre en forme et assurer le suivi des parapheurs comportant des courriers à signer ;
- administrer pour la direction les applicatifs associés, en particulier pour l’attribution des droits d’accès à l’ensemble de ses agents (Réponses et Messager ou son successeurs pour les courriers notamment) ;
- d’assurer la réception, la répartition et la distribution physique du courrier reçu par les services de la direction ;
- d’assurer la mise en forme, la mise sous pli et l’expédition du courrier préparé par les services de la direction ;
- de procéder à l’archivage de la documentation produite par les services de la direction.
En lien quotidien avec la seconde section, il/elle devra également assurer les activités suivantes :
- la planification et l’organisation matérielle de réunions (réservation de salle, invitation des participants, mise en place des salles de réunion – café, ponts de visioconférence, accueil physique des visiteurs notamment) ;
- la gestion des commandes de fournitures, codes et ouvrages pour les services de la direction ;
- l’impression et constitution de dossiers pour le directeur ;
- la mise à jour de l’annuaire des professions établi par la direction ;
- la gestion et le suivi des demandes d'avis dans le cadre de l’attribution de distinctions honorifiques (légion d'honneur, ordre national du mérite, palmes académiques) ;
- le traitement et le suivi des demandes de renseignements sur les candidats à un recrutement en tant que magistrat à titre temporaire (MTT) ou avocat honoraire exerçant des fonctions juridictionnelles (AHFJ) ;
Outre les missions mentionnées ci-dessus et en tant que de besoin (congés et surcharge d’activité notamment), le secrétaire de section pourra être amené à réaliser les missions dévolues à la seconde section du pôle (section texte).
Une permanence du soir est également mise en place entre tous les agents du pôle secrétariat commun, permettant la présence d’un agent jusqu’à 18h30 (permanence tournante et établie selon un planning).
Profil recherché
Connaissances
Maîtrise des outils informatiques
Connaissance de l’organisation du ministère
Connaissance des circuits et procédure administrative
Savoir-faire
Gestion et rigueur dans le suivi des dossiers
Polyvalence
connaissance de SOLON et Messager
Savoir-être
Organisation, capacité d’adaptation, réactivité
Travail en équipe
Sens de la hiérarchie, discrétion, disponibilité
Sens des relations humaines, et esprit d’initiative
Expériences professionnelles antérieures souhaitées
Une expérience en administration centrale ou en juridiction serait un plus
Éléments de candidature
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Le cabinet du directeur assure, en lien avec le secrétariat général du ministère de la justice et la direction des services judiciaires, la gestion des personnels et des moyens budgétaires et logistiques affectés à la direction.
Il veille au bon fonctionnement du bureau d’ordre et au traitement des demandes en provenance du cabinet du garde des sceaux, du secrétariat général, des directions du ministère de la justice ainsi que des autres ministères et partenaires de la direction, en s’assurant de la bonne diffusion des informations nécessaires à l’exercice par chaque sous-direction et bureau de ses attributions. Il assure le suivi des questions écrites du Parlement, du courrier parlementaire et des requêtes des particuliers, et plus généralement de l’activité de la direction.
Il a également pour mission d’assister le directeur dans l’exercice de ses responsabilités en matière de santé et de sécurité au travail, et participe ce titre au dialogue social conduit par le secrétariat général du ministère de la justice.
Enfin, il est en charge de la communication interne et externe de la direction.
Descriptif du service
Composition et effectifs du service
Pour conduire ses missions, le cabinet est actuellement composé d’un chef de cabinet (magistrat), d’une adjointe au chef de cabinet (attachée principale d’administration), d’une chargée de communication (agent de catégorie A), d’un chargé de mission (agent de catégorie A), d’une assistante du directeur (agent de catégorie B), d'un bureau d'ordre composé de trois agents (un agent de catégorie C, et, affectés au service des requêtes, un agent de catégorie A et un agent de catégorie C), de deux chauffeurs, ainsi que de 3 pôles :
- Le pôle RH composé d’un responsable de pôle (agent de catégorie B) ainsi que d’un agent de catégorie C chargés de la gestion des ressources humaines de proximité, ainsi que d’un agent de catégorie C chargé la gestion des frais de déplacement ;
- Le pôle logistique composé d’un responsable de pôle (agent de catégorie B) ainsi que d’un huissier ;
- Le pôle secrétariat composé d’un(e) responsable de pôle (agent de catégorie B) et de deux sections : section texte (1 agent de catégorie B et 2 agents de catégorie C) et section courrier (3 agents de catégorie C).
Le cabinet est organisé pour permettre une présence de 9h00 à 20h00.
Votre hiérarchie
Bénédicte Baudoin, cheffe de cabinet – Tél. : 01 44 77 66 06 – benedicte.baudoin@justice.gouv.fr ses adjoint(e)s ainsi que la responsable du pôle.
À propos de l'offre
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GROUPE RIFSEEP 2
POSTE SOUMIS A ENTRETIEN
Renseignements et candidature
Bénédicte Baudoin, Cheffe de cabinet, 01 44 77 66 06,
benedicte.baudoin@justice.gouv.fr
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Restauration :
Cafétéria
Accessibilité en transport / Parking :
Métro et RER A à proximité -
Vacant à partir du 01/09/2025
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Secrétaire
