Secrétaire de direction/Gestionnaire administratif.ve (H/F)
Référence : 2025-1831866
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université de Strasbourg
- Localisation : Direction des ressources humaines
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
-
Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Catégorie C. Adjoint technique € brut/an
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement
CDD de 1 an (renouvelable) à pourvoir à compter du 24/03/2025
Catégorie : C Corps : Adjoint technique
Quotité : 100%
Rémunération selon grille de la Fonction Publique
Fiche de poste consultable sur le site de l'Université de Strasbourg
Mission : Assurer le secrétariat et l'assistance logistique de la Direction des ressources humaines (30 %). Réaliser des actes administratifs, dans le respect des techniques et des procédures applicables au domaine de la gestion des accidents de service, du travail et des maladies professionnelles, dans le cadre d'une politique mutualisée du site alsacien (70 %).
Activités principales :
Secrétaire de direction (30 %)
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des usagers de la DRH (informer et orienter)
- Réceptionner, trier et distribuer le courrier
- Orienter les courriels reçus sur l'adresse de messagerie du secrétariat de la DRH
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de la DRH
- Saisir et mettre à jour les bases de données (système de gestion du temps, listes de diffusion)
- Contribuer à la collecte des informations nécessaires à l'organisation de réunions
- Gérer le stock et assurer le réapprovisionnement des fournitures de bureaux
- Contribuer à saisir, mettre en forme des documents (bordereau d'envoi, courrier, convocation)
- Contribuer à l’organisation et au suivi des déplacements professionnels
- Classer et archiver les documents et informations
- Rendre compte à la responsable en charge du secrétariat des avancées des dossiers
Activité associée :
- Contribuer à maintenir à jour le livret des personnels
Gestionnaire des ressources humaines (70 %)
- Assurer la gestion les accidents de service, du travail, des maladies professionnelles Assurer le suivi administratif des actions réalisées
- Gérer la facturation relative au traitement des accidents de service, du travail et des maladies professionnelles
- Mettre à jour les bases de données, tableaux de bord et dossiers d'agents
- Accueillir, informer, conseiller et orienter les personnels
Activités associées :
- Rédiger des courriers administratifs et des actes de gestion simples
- Participer à la réalisation du bilan d'activité du Bureau
- Participer à la commission AT/MP de l'établissement
Contact pour renseignements sur le poste :
- Jessica SCHERER : Assistante de Direction
Tel : 03.68.85.08.28 ; courriel : jessica.scherer@unistra.fr
- Rachida EL ARBAOUI : Responsable du Pôle TOSCA de l'Enseignement Supérieur - Bureau des accidents et des maladies professionnelles
Tel : 03.68.85.08.73 ; courriel : rachida.elarbaoui@unistra.fr
Compétences attendues
a) Connaissances professionnelles :
- Techniques d'élaboration de documents rédactionnels et tabulaires
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Culture internet
- Techniques de communication
b) Compétences opérationnelles :
- Accueillir et prendre des messages
- Accueillir les populations concernées
- Enregistrer et classer les documents
- Rédiger des rapports ou des documents
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes (bureaux de gestion RH, Direction des finances, Services, Composantes, Unités de recherche, Service de Santé au Travail, Assistante sociale)
- Et externe (Conseil Médical, Service des Retraites de l'Éducation Nationale, Service des Retraites de l'État, Établissements partenaires de l'Université, Caisse d'Assurance Retraite et de la Santé au Travail, services académiques, etc.)
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Utiliser les outils bureautiques
c) Compétences comportementales :
- Autonomie, sens de l'organisation
- Faire preuve de qualités relationnelles, d'adaptabilité et d'écoute
- Sens de la confidentialité des informations
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- drh-dir-recrutement@unistra.fr
- jessica.scherer@unistra.fr
Qui sommes-nous ?
L’Université de Strasbourg est une université pluridisciplinaire de recherche qui comprend 56 000 étudiants et 5 800 personnels, dont 2 800 enseignants-chercheurs. Elle propose un environnement professionnel intellectuellement stimulant, marqué par l’excellence de la recherche, un leadership régional et européen, et porté par un projet stratégique qui la définit comme internationale, ouverte, créative et inclusive.
Attentive à la qualité de vie au travail, à l’égalité femmes-hommes, et handi-bienveillante, l’Université de Strasbourg propose des opportunités professionnelles nombreuses et variées, au service de la formation des générations futures et du progrès scientifique.
À propos de l'offre
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Relation hiérarchique : La personne recrutée est directement rattachée à la Responsable du Bureau des accidents et des maladies professionnelles (70%). Elle est également rattachée à l'Assistante de Direction de la DRH (30%).
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Horaires : nécessité de coordination avec la responsable du secrétariat et contraintes horaires ponctuels en fonction du degré d'urgence de traitement de certains dossiers.
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Vacant à partir du 24/03/2025
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Assistante / Assistant de direction
