SECRETAIRE DE DIRECTION

L’Echelon Santé Spécialisé Milieu Aéronautique est une unité déconcentrée de la DMF expert dans le domaine du milieu aéronautique. Il est en charge de répondre à toutes les questions de son domaine.
L’ESSMA est organisé en 3 cellules (ravitaillement et programmes, préparation à l’engagement opérationnel et soutien des activités, études et pilotage). Il est implanté auprès du Commandement Territorial de l’Armée de l’Air et de l’Espace (CTAAE) et abrite des référents médicaux et paramédicaux des différentes armées (ALAT, Aéronavale, armée de l’Air).
Le titulaire du poste d’agent de secrétariat est chargé d’assurer le secrétariat de direction du chef de l’ESSMA et le secrétariat d’unité de cet échelon. L’agent est donc affecté au titre de la DMF de Tours, délocalisé à Mérignac sur la base aérienne 106. Il est en relation fonctionnelle avec les unités de la médecine des forces, hospitalières, de la recherche, du ravitaillement du service de santé des armées et les états-majors des armées considérées.
Gérer les agendas, déplacements, réunions, courriers spécifiques, communications téléphoniques. (secrétariat de direction : en tant que collaborateur actif du chef d’échelon)
Organiser et assurer le fonctionnement du secrétariat du reste de l’ESSMA : Gérer le courrier départ/arrivée, connaitre les systèmes de messagerie Manager l’information, assurer la diffusion, effectuer le classement, appliquer les règles de protec
Etre le secrétariat d’unité des personnels de l’Echelon
Effectuer les travaux de bureautique selon la charte graphique en vigueur (mise en forme de tous documents avant départ : rapports, notes, comptes-rendus.) – assurer la reprographie et l’archivage des documents sur réseau propre.
Recueillir des données pour les besoins d’études et comptes-rendus de l’ESSMA : SAR (search and rescue, médecins enquêteurs, substance modifiants la vigilance, etc)
Suivre et gérer les boites courrier fonctionnelle ainsi que des différents outils de stockage et de partage de données de l’unité (Fonction de CMI (cellule de management de l’information) avec administration))
Assurer les actes administratifs élémentaires en lien avec le BLRH
Veille administrative (Journal officiel, …)
Concourir au recueil et au traitement des éléments de pilotage de l’échelon
Saisir les demandes d’ordre de mission, suivi du personnel : VMP, HST divers, congé, absences, plan de ramassage, demandes eureka
Commander les véhicules pour les missions, les percevoir et les réintégrer
Correspondant HST de la DMF
Etablir les commandes en fournitures de bureau de l’unité