SECRETAIRE DE DIRECTION

Rattaché au service de l’action sociale des armées (DRH-MD/SCN/ASA), le Centre territorial d’action sociale (CTAS) de Brest met en œuvre la politique sociale définie par le ministère. Il regroupe 3 secteurs d’encadrement et 16 antennes d’action sociale implantés sur 4 départements (Morbihan, Finistère, Manche, Calvados).
Cet emploi est situé au sein de la direction du CTAS à BREST.
Le secrétaire de direction assure le secrétariat (gestion du courrier départ/arrivée et archivages) de la direction du CTAS (73 PAX). Il est chargé d’accueillir et d’orienter les correspondants, d'assurer une assistance organisationnelle optimale au directeur et à ses deux adjoints. A ce titre, il est chargé de suivre les agendas, d’anticiper les différentes demandes organisationnelles en découlant (réservation de salle, réservation de véhicule…).
Il assure la conception et la mise en forme de la communication et relaie l’information au sein du réseau, sous la responsabilité de la direction. Il est en liaison avec les entités internes et externes du réseau (SCN/ASA, administration centrale, états-majors, directions et l’ensemble du réseau des AASAN du CTAS).
Il assure la responsabilité de traitant dans l’outil SOPHIA en appui à l’officier de sécurité adjoint unité.
Il suit les travaux des instances de concertation auxquelles participe la direction du CTAS.
• Assurer l’accueil téléphonique et gérer les communications téléphoniques de la direction (3 PAX)
• Suivre le planning, les agendas, les tableaux de bord et les échéances de la direction, les dossiers spécifiques confiés
• Assurer la gestion du courrier arrivée et départ, via la messagerie officielle (NEMO, COR@IL…), les boites mails fonctionnelles, tenir le registre de publicité des actes administratifs (RPAA) et les bulletins publics
• Tenir à jour la documentation interne (notamment annuaires divers utilisés..)
• Organiser les réunions (réservation de salle, préparation des salles…), journées d'étude, séminaires, activités de cohésion.
• Participer à la réalisation de supports de communication et les relayer au sein du réseau en liaison avec l’apprentie COM
• Réaliser les documents de présentation demandés par la direction (POWERPOINT, audit interne, inspection, dossier autorité…)
• Réaliser les travaux de rédaction et de mise en forme des différents courriers, notes et documents en respectant la charte graphique en vigueur, en assurer la diffusion après signature (exploitation des solutions e-parapheurs)
• Tenir à jour les différentes habilitations pour le personnel du CTAS et le référentiel sûreté en tant que traitant SOPHIA
• Participer activement au déploiement de la plateforme collaborative du CTAS
• Suivre les comptes-rendus des instances de concertation notamment les comités sociaux (établissement des documents – synthèse bi-annuelle..)
• Elaborer le planning d’accueil de l’ensemble des nouveaux arrivants en liaison avec les différents interlocuteurs
• Diffuser au sein du CTAS l’ensemble des information