Secrétaire de direction

Sous l’autorité fonctionnelle du directeur de l’UFR et hiérarchique du responsable administratif et financier de l’UFR :

Mission 1 :

·         Répondre aux appels téléphoniques, aux courriers postaux et électroniques destinés au secrétariat direction,

·         Rédiger les courriers pour la direction,

·         Mettre à jour les annuaires des enseignants et des administratifs de l’UFR : tableau des emplois avec informations pratiques de contacts / enseignants et administratifs

·         Gérer les clés des salles et des casiers courriers

·         Accueillir, orienter, renseigner

·         Commander les badges d’accès

·         Gérer dans ADESOFT les plannings des salles de réunion de l’UFR (614A et 614B)

Mission 2 :

·         Organisation et participation au conseil d’UFR : préparer et envoyer l’ordre du bureau et du conseil d’UFR en liaison avec le directeur de l’UFR et le responsable administratif. Préparer la réunion, assister au conseil en

·         tant que secrétaire de séance et rédiger le compte-rendu et/ou le relevé de décision

·         Participation aux comités électoraux au nom de l’UFR

·         Etre un interlocuteur avec la Direction des affaires juridiques et institutionnelles (DAJI) dans le cadre d’organisation des élections institutionnelles

·         Gérer les procurations lors des élections

·         Organiser et participer (tenue des urnes) lors des élections internes à l’UFR (direction de département, CCD, direction de laboratoire, …)

Mission 3 :

·         Transmettre les conventions aux différents partenaires et en faire le suivi en liaison avec le responsable administratif

·         Mettre à jour le tableau de suivi des conventions

·         Transmettre au service de l’université les conventions (DAJI, Direction des finances (DF) , Direction de la formation continue et de l’alternance (DFCA)

Mission 4 :

·         Gérer les prêts du matériel informatique de l’UFR. En signaler les pannes, suivre la maintenance et les réparations du matériel (vidéoprojecteurs, ordinateurs, imprimantes)

·         Gestion des stocks de fournitures de l’UFR. Passer les commandes en liaison avec le service financier

·         Gérer la reprographie des documents hors sujet d’examens via Cervoprint

·         Etablir les attestations d’assiduité des étudiants étrangers

·         Gérer les dossier de fraude et leur suivi

 
Activités annexes :

Participations à la vie de l’UFR : élections, examens, journées portes ouvertes…