SECRETAIRE DE DIRECTION H/F
Référence : 2025-1863096
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
-
Employeur :
HOPITAUX UNIVERSITAIRE DE MARSEILLE APHM
ASISSTANCE PUBLIQUE HOPITAUX DE MARSEILLE - Localisation : MARSEILLE
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
3. MISSIONS DU SECRETARIAT DE DIRECTION
1. Organiser l’activité quotidienne de la Direction
Gestion de l’agenda des Directeurs :
- Organisation des réunions, rendez-vous et déplacements ;
- Réponse aux sollicitations et invitations formulées auprès des Directeurs ;
- Coordination des plannings pour assurer la bonne synchronisation des agendas.
Gestion des correspondances :
- Réception, enregistrement informatique, et ventilation du courrier vers les secteurs ;
- Gestion des circuits de signature : réception, vérification et ventilation des parapheurs ;
- Enregistrement numérique et référencement des courriers sortants ;
Accueil et orientation du public
- Accueil téléphonique : réception, traitement et/ou orientation des appels entrants ;
- Accueil numérique : traitement de la boite mail du secrétariat ;
- Accueil physique : accueil et orientation du public (rendez-vous, visites spontanées…)
Gestion des tâches logistiques : gestion des stocks et des commandes de fournitures, demandes d’interventions techniques, réservation et préparation de salles de réunion.
2. Assister la direction dans les tâches administratives
Préparation des dossiers et réunions
Classement et archivage de dossiers et documents
Appui administratif à la gestion des affaires générales : rédaction de courriers, notes, comptes rendus, conception de présentations
Aide ponctuelle aux différents secteurs de la direction : suivi des grèves, participation aux conventions/PST, participation au processus administratif suite au choix des internes
3. Suivi des nominations aux chefferies de pôle et de service
Appel des appels à candidature et suivi des réponses
Rédaction des décisions des nominations
Mise en paiement des primes et contrôles paie afférents
Mise à jour et suivi d’un tableau de bord
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Éléments de candidature
Personnes à contacter
- dimitri.sanchez@ap-hm.fr
- anne-laure.de-cesare@ap-hm.fr
Qui sommes-nous ?
1 - CHAMP D’ACTIVITE
La Direction des affaires médicales (DAM) est composée des secteurs suivants :
· Gestion des effectifs médicaux seniors et juniors
· Gestion du temps de travail médical
· Pilotage budgétaire, paie et certification
· Coopérations – Groupement Hospitalier de Territoire (GHT)
· Formation continue (DPC)
Le secrétariat de direction est rattaché directement aux Directeurs des affaires médicales.
2. OBJECTIFS GENERAUX DU SECRETARIAT DE LA DAM
Le secrétariat de direction est un maillon essentiel de la DAM, dont il est garant de l’image auprès du public accueilli et tout particulièrement de l’ensemble de la communauté médicale, composée de près de 2000 médecins seniors et de 1000 internes présents chaque semestre à l’AP-HM.
A ce titre, il veille à assurer un accueil de qualité auprès des personnes qui sollicitent la DAM, et contribue au bon fonctionnement administratif de la DAM et à la circulation de l’information entre les différents secteurs de la DAM. Il assure également le lien entre la DAM et les secrétariats des autres Directions, Sites et Pôles et les partenaires institutionnels.
À propos de l'offre
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4. QUALITES REQUISES
Savoir-être adapté à l’accueil d’un public, aisance orale et relationnelle
Discrétion professionnelle et sens aigu de la confidentialité
Esprit pragmatique, rigueur, précision, sens de l’organisation et méthode
Grande capacité d’anticipation, de réactivité et de priorisation
Esprit d’équipe et de service
Capacité d’initiative, autonomie et sens des responsabilités
Curiosité intellectuelle, disponibilité et réactivité
5. COMPETENCES REQUISES
Maîtrise des outils bureautiques : Outlook, Word, Excel, Powerpoint, SharePoint
Maîtrise des logiciels RH : Agirh (formation prévue)
Connaissances en gestion administrative générale
Connaissance des normes rédactionnelles
Capacités de communication et maîtrise des usages de l’accueil physique et téléphonique
Maîtrise des méthodes d’organisation de réunions, rendez-vous et évènements
Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation
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Vacant à partir du 13/03/2025
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Assistante / Assistant de formation
