Secrétaire de direction H/F

L’hopital en bref
Le Centre Hospitalier Jacques Cœur (CHJC) dispose de 916 lits et places d’EHPAD, avec un budget de 180 millions dont 138 millions dédiés au personnel. Les 2 200 professionnels qui y travaillent sont répartis sur trois sites à Bourges : l’hôpital, l’EHPAD de Taillegrain et l’institut de formation IFAS-IFA.

VOS FUTURES MISSIONS
Au sein de la Direction des Achats, des Travaux et de la Logistique vous travaillez directement sous la responsabilité de la Directrice et de son adjoint, et en binôme avec une secrétaire de direction déjà en poste.
Pour cela vos principales missions sont les suivantes :
-          Assurer le secrétariat téléphonique, l’accueil physique, l’orientation des professionnels, le traitement du courrier et de la boîte mail de la direction ;
-          Gérer l’agenda et le planning de la directrice des achats, des travaux et de la logistique, du responsable des achats et du responsable des services techniques ;
-          Organiser des réunions et événements : coordination, préparation, organisation logistique, réservation de salles ;
-          Préparer les dossiers pour les réunions et instances auxquelles participe la directrice des achats, des travaux et de la logistique ;
-          Assurer le lien avec les prestataires extérieurs pour les demandes des différents services de l’hôpital ;
-          Assurer la coordination des différents services dans le cadre des emménagements et déménagements notamment ;
-          Gérer les plannings de réservations et les prêts de véhicules ;
-          Assurer toute la gestion administrative relevant des repas, dont la création et le rechargement des cartes de self ;
-          Assurer la facturation dans différents domaines d’activité, suivre les dépenses, les analyser et les justifier ;
-          Gérer les litiges dans les domaines attribués.

CE QUE NOUS ATTENDONS DE NOTRE FUTUR COLLEGUE
Le poste de secrétaire de direction implique principalement de faire preuve d’une grande discrétion professionnelle, de rigueur et d’une bonne capacité à communiquer avec différents interlocuteurs. Dans le cadre de vos missions vous devrez également savoir prioriser et être réactif vis-à-vis des demandes qui vous parviendront.

Vous avez une formation en secrétariat ou en gestion administrative avec idéalement une expérience dans le domaine.