SECRETAIRE DE DIRECTION / ASSISTANTE AU COMITE DE LA MEDAILLE PJJ
Référence : 2024-1510226
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Direction de la Protection Judiciaire de la Jeunesse
- Localisation : 35 RUE DE LA GARE, 75019 PARIS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Vos activités principales
L’agent sera chargé de :
- l’accueil et la réception des appels téléphoniques ;
- la prise de rendez-vous et la gestion de l’agenda de la directrice et de son adjoint ;
- la réservation des salles de réunion ;
- la constitution des dossiers pour les rendez-vous, les réunions et les déplacements ;
- la frappe et la mise en forme de documents ;
- l’enregistrement et la gestion du courrier du cabinet ;
- l’archivage et le classement ;
- le suivi du tableau congés ;
- la gestion des déplacements du directeur et de son adjoint (recherche d’horaires, réservation des billets) en l’absence du gestionnaire des déplacements ;
- diverses tâches administratives relevant d’un secrétariat de direction.
- la gestion des mémoires de proposition de la médaille d’honneur de la protection judiciaire de la jeunesse, validité, recensement des pièces ;
- le soutien dans la préparation des évènements de la direction
Missions spécialisées sur le comité de la médaille d’honneur de la protection judiciaire de la jeunesse (MHPJJ) :
L’assistante viendra en appui de la coordinatrice de cabinet particulièrement sur la préparation du comité de la MHPJJ.
- préparation des dossiers, tableaux de bords des comités
- fiabilisation des dossiers, requêtes et suivi des réponses
- MAJ base de données médailles
- Edition diplômes, lettres de félicitations
Profil recherché
Connaissances
Savoir-faire
Maitrise des outils informatiques (Word - Excel
Recueillir des données
Connaissance du contexte institutionnel
Rédiger
Connaissance des enjeux distinctions honorifiques
Synthétiser
Connaissance de la ligne hiérarchique
Savoir-être
Sens de l’accueil, dynamisme et efficacité,
Organisation et sens du travail en équipe,
Réactivité et disponibilité, discrétion et rigueur,
Anticipation et sens de l’initiative
Localisation
Qui sommes-nous ?
Descriptif du service
Les activités du service
Le cabinet de la directrice assure la continuité de la fonction de direction et son secrétariat. En relation avec le secrétariat général, il traite de questions relatives à la gestion des personnels, des locaux et des moyens matériels affectés aux services centraux de la direction. Il prépare les propositions de distinctions honorifiques. Il coordonne en outre l’ensemble des secrétariats ainsi que le suivi des courriers parlementaires, des questions écrites, des dossiers signalés ou réservés. Il met en place le plan de classement de la direction et en assure le suivi.
Le cabinet est dirigé par un chef de cabinet, assistée d’une adjointe. Le cabinet dispose pour assurer ses fonctions :
ü d’un secrétariat de direction, composé d’une secrétaire administrative, chargée de la médaille d’honneur de la protection judiciaire de la jeunesse (MHPJJ) et d’une adjointe administrative
üd’un pôle administratif et logistique, composé de :
- une secrétaire administrative / - une adjointe administrative
- deux adjoints techniques-conducteurs automobiles
- d’une secrétaire administrative en charge de la coordination du secrétariat et du pôle
À propos de l'offre
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Votre hiérarchie
Le chef de cabinet et son adjointe, le ou la coordinatrice du cabinet
Vos interlocuteurs métiersDirections d’administrations centrales du MJ, sous-directions DPJJ, directions interrégionales PJJ, services des médailles de l’intérieur et du ministère des sports
Corps / Grade :
Secrétaire administrative
Domaine fonctionnel RMFP :
RELATION A L’USAGER
Emploi-référence RMFP :
SECRETAIRE
Groupe IFSE :
3
Poste vacant ✔ Poste susceptible d’être vacant ☐
Prise de poste au 01/03/2024
Durée d’affectation attendue sur le poste :
3 ans -
Le cabinet fonctionne sur une amplitude horaire allant de 08h30 à 19h00 sur un fonctionnement en brigade.
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Susceptible d'être vacant à partir du 01/09/2024
-
Secrétaire
