Secrétaire de département de formation
Référence : 2025-1895058
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Nantes Université
Nantes Université - Localisation : Nantes
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Débutant
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Mission
Assurer le secrétariat et contribuer à la gestion pédagogique, administrative du département Génie Civil.
Activités principales
Mission : Secrétariat de département
- Accueillir, informer, orienter dans leurs démarches les élèves ingénieur.e.s, les personnels enseignants, les visiteurs, gérer et traiter les informations orales (téléphone…) et écrites (courrier, messagerie…).
- Traiter les contacts du responsable (planning, déplacements, filtrage interlocuteurs…).
- Transmettre et/ou afficher en interne les informations (offres de stage, offres d’emploi, …).
- Participer aux réunions des différents conseils (département, perfectionnement...) et rédiger les procès-verbaux.
- Classer et archiver les documents.
- Assurer la coordination des activités avec les services administratifs de l’Ecole.
- Contacts privilégiés avec le secrétariat du site d’Heinlex et le secrétariat général de l’Ecole
Missions : Gestion Pédagogique – Relations avec les élèves
- Mettre à jour les listes des élèves (par promo, par groupe, …) et les relevés d’absence.
- Effectuer le suivi quotidien des emplois du temps et des modifications, le planning semestriel des contrôles et des surveillances, et des listes d’émargements.
- Participer à la collecte des notes et la préparation des jurys, éditer les bulletins de notes.
- Editer et gérer les conventions des stages, et mettre à jour les tableaux de suivi.
- Gérer les enquêtes de suivi pédagogique : envois des formulaires, traitement des résultats.
- Assurer le secrétariat des stages et les relations industrielles pour tous les étudiant.e.s du Département, en collaboration avec les responsables de stages et des relations internationales
- Effectuer le suivi des contrats professionnels des alternant.e.s.
Missions : Gestion administrative – Relation avec les personnels enseignants et le bureau rémunération et enseignants
- Enseignant.e.s permanent.e.s : gérer la prévision des charges avec les responsables pédagogiques d’année, le bilan des charges en fin d’année, et les transmettre aux services administratifs et financier de Polytech Nantes pour mise en paiement.
- Intervenants Extérieurs : constituer le dossier administratif, gérer la prévision de charges, assurer le suivi des heures pendant l’année, le bilan des charges en fin d’année, et les transmettre aux services administratifs et financiers de Polytech Nantes pour mise en paiement.
Retrouvez l'intégralité de la fiche de poste ici : https://www.univ-nantes.fr/universite/recrutement/nantes-universite-recrute-un-e-secretaire-de-departement-polytech-nantes-1
Profil recherché
• Formation et/ou qualification : secrétariat, gestion administrative Brevet des collèges – Baccalauréat.
• Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 1 à 2 ans.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Compétences attendues
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :
Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur, voire de Polytech Nantes.
Connaître le règlement des études.
Connaître la réglementation de base des domaines traités (gestion financière, personnel).
Lire, comprendre un courrier rédigé en anglais.
Savoir-faire opérationnels :
Maîtriser l'expression orale, l'orthographe et la syntaxe.
Maîtriser les techniques de secrétariat : trier, hiérarchiser, classer les informations réceptionnées, rechercher rapidement celles qui sont nécessaires au bon fonctionnement du service.
Maîtriser la mise en œuvre de plusieurs logiciels bureautiques, spécifiques, utiles et/ou nécessaires au fonctionnement du service.
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Mettre en œuvre des procédures et des règles
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Mettre en œuvre une démarche qualité
Savoir-être :
Être garant de la confidentialité des informations et des données.
Savoir s'adapter et gérer les contraintes relationnelles qu'impliquent les multiples interlocuteurs.
Sens de l'organisation.
Rigueur / Fiabilité.
Sens relationnel : maîtriser les techniques d'accueil.
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d’université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) et des grandes écoles (Centrale Nantes, École des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire, École d’Architecture de Nantes).
Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l’excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance.
Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d’études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon.
Descriptif du service
Polytech Nantes, grande école d’ingénieurs, membre de la conférence des grandes écoles, forme près de 1 750 étudiant.e.s et apprenti.e.s ingénieur.e.s réparti.e.s en 8 départements de spécialité et offre 6 parcours de master international. Elle compte près de 135 enseignant.e.s et enseignant.e.s-chercheur.e.s exerçant au sein d’un des 9 laboratoires de recherche associés, 90 personnels administratifs et techniques et fait appel à 465 vacataires industriels.
Le poste de secrétaire est à pourvoir au sein du département de formation Génie Civil. La composition du service est 3 personnes. La personne recrutée est placée sous la responsabilité du directeur de département Génie Civil.
Relations fonctionnelles liées au poste :
- Intra-service et université : Service Scolarité de Polytech Nantes, services généraux de Polytech Nantes, Direction de Polytech Nantes.
- Extra-université : entreprises et administrations.
À propos de l'offre
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- Contraintes de calendrier liées au calendrier universitaire.
- Grande polyvalence.
- Port de charges.
- Interactions indispensables avec l’ensemble des interlocuteurs.
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Type de recrutement : CatégorieB, contractuel·le, CDD jusqu'au 15/09/2025 (article L.332-6 du CGFP) éventuellement renouvelable
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Vacant à partir du 14/05/2025
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Secrétaire
