Secrétaire d'accueil H/F

Référence : 2025-1799736

  • Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
  • Employeur : Conseil Départemental de Côte-d'Or
    Conseil Départemental de Côte-d'Or
  • Localisation : Maison Départemental de l'Enfance De Vigne Semur en Auxois
Domaine : Relation à l'usager
Postuler par mail

Date limite de candidature : 31/01/2025

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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
  • Expérience souhaitée Non renseigné
  • Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
  • Catégorie Catégorie C (employé)
  • Management Non
  • Télétravail possible Non

Vos missions en quelques mots

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

Assure l’accueil téléphonique : renseigne, oriente,
Assure l’accueil physique des visiteurs (enfants, familles, partenaires) et les oriente,
Contrôle, vérifie l'identité des visiteurs,
Gère la traçabilité des courriers entrants et sortants,
Gère les réservations de salles de réunion,
Rédige, diffuse et enregistre les notes d'information, la veille documentaire, la communication écrite,
Recueille/collecte les documents concernant le dossier usager d'enfants accueillis,
Met à jour les dossiers des usagers en lien avec les chefs de service et la Direction,
Effectue la gestion documentaire de l'établissement (documents de fonctionnement, trames, etc.),
Participe à la convivialité du hall d'accueil.

Profil recherché

TRONC COMMUN DES COMPÉTENCES

Écouter, reformuler et analyser des demandes du public, le renseigner, le conseiller
Apporter une réponse précise et claire à des demandes sur le fonctionnement de l’Institution ou de l’établissement
Identifier et orienter vers le bon interlocuteur quel que soit le vecteur
Rechercher et diffuser des informations
Utiliser les principaux modes de communication (écrit, oral, évènementiel, signalétique, charte graphique, multimédia, etc.)
Connaître et appliquer les démarches qualité internes (chartes…)
Savoir appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes, des biens, des locaux
Représenter la collectivité ou l’établissement dans le respect des valeurs qu’elle porte
Accueillir le public dans le respect du cadre réglementaire de la communication institutionnelle

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Qui sommes-nous ?

Conseil Départemental de Côte-d'Or

Descriptif du service

 MISSIONS PRINCIPALES:

Reçoit, renseigne et oriente les usagers, visiteurs vers l'interlocuteur ou le service recherché.
Répond aux différents appels téléphoniques, renseigne et/ou oriente les appels téléphoniques en fonction de leur nature.
Organise la réception, le traitement et la circulation d'informations (notes, communications…).
Assure le secrétariat de Direction.

À propos de l'offre

  • CONTEXTE PARTICULIER OU SPÉCIFIQUE AU POSTE :

    Assure l’accueil téléphonique : renseigne, oriente,
    Assure l’accueil physique des visiteurs (enfants, familles, partenaires) et les oriente,
    Contrôle, vérifie l'identité des visiteurs,
    Gère la traçabilité des courriers entrants et sortants,
    Gère les réservations de salles de réunion,
    Rédige, diffuse et enregistre les notes d'information, la veille documentaire, la communication écrite,
    Recueille/collecte les documents concernant le dossier usager d'enfants accueillis,
    Met à jour les dossiers des usagers en lien avec les chefs de service et la Direction,
    Effectue la gestion documentaire de l'établissement (documents de fonctionnement, trames, etc.),
    Participe à la convivialité du hall d'accueil.

  • Vacant à partir du 01/02/2025

  • Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager

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