Secrétaire-assistant de service (h/f) - Département de Seine-Saint-Denis

Le Département de la Seine-Saint-Denis
Qui sommes-nous ?
Avec 8 000 agent·e·s départementaux et près de 200 métiers, le Département de la Seine-Saint-Denis est le premier employeur public du territoire. Nos missions couvrent des domaines variés tels que le social, la petite enfance, l'éducation, l'aménagement ou la culture et proposent ainsi de nombreuses opportunités de mobilité.
Employeur responsable, nous oeuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire. Ainsi, nous sommes fiers d'être la première Collectivité à avoir été doublement labellisée : Diversité et Égalité Femme / Homme.

Le service est représenté par une cheffe de service et un.e chef.fe de service adjoint.e auxquel.le.s est rattaché le secrétariat.
Assurer la mission d'assistanat auprès du collectif d'encadrant.e.s du service et contribuer au bon fonctionnement des activités. Garantir la continuité de service sur ces fonctions en formant un binôme avec un.e autre assistant.e de service.

- Tenir la permanence téléphonique et physique du service et veiller à la bonne circulation des informations importantes pour les équipes ;
- Organiser la vie professionnelle des cadres du service : prise de rendez-vous et gestion de l'agenda, constitution de dossiers, suivi logistique des réunions et des parapheurs, produire des comptes rendus de réunions, mise en forme des notes et tenue de tableaux de bord ;
- Assurer pour le service la gestion de la chaîne du courrier papier et dématérialisée (orientation, traitement) et, en l'absence du référent.e classique identifié.e à la DRH, gérer le tri du courrier de la direction par roulement ;
- Préparer les conditions d'arrivée des nouveaux arrivant.e.s et ou de départ des agent.e.s sortant.e.s du service, en lien avec le ou la correspondant.e RH ;
- Tenir et mettre à jour régulièrement les logiciels de gestion des temps (Chronos) pour l'ensemble des cadres du service (et pour les agent.e si besoin) et saisir / suivre les demandes logistiques sur le logiciel métier PILOT ;
-  Prendre part à des tâches annexes, en fonction des besoins et de l'actualité et des tâches spécifiques à l'activité du service.

Intégrer le Département, c'est :
- être acteur·rice de son parcours professionnel et bénéficier de perspectives d'évolution
- des conditions de travail adaptées à votre rythme personnelle (choix du cycle de travail, télétravail, régime de RTT souple)
- bénéficier d'un large panel d'avantages (accès à une flotte de vélo électrique, accès à des activités sportives et billetterie à tarifs avantageux...)
- travailler pour une Collectivité innovante (congés menstruels, écoles des transitions professionnelles, accès au Kiosque, laboratoire innovation...)
Le Département est ouvert à la diversité et facilite l'accueil et l'intégration des personnes en situation de handicap.