Secrétaire administrative de laboratoire

-        Organiser l’intégration des nouveaux entrants de l’unité ;

-        Gérer le courrier du laboratoire (papier, électronique, mise en page de documents) et suivi des retours et signatures ;

-        Créer et mettre à jour des documents ;

-        Alimenter des tableaux de bord ou des bases de données relatives à la gestion (annuaire, délégations de signature, etc) ;

-        Participer à des enquêtes ou des recensements ;

-        Rédiger et appliquer des procédures liées au secrétariat ;

-        Mettre à jour et diffuser des informations (nouveaux entrants, manifestations, listes de diffusions, informations générales, procédures, site web, intranet, etc.) ;

-        Saisir et gérer les missions (préparation des dossiers et réservations transport et hébergement) en tant que chargé de voyage interne et externe de l’Unité ;

-        Gérer la distribution et le suivi des cahiers de laboratoire ;

-        Préparer les réunions et les manifestations internes ou externes, assurer un compte-rendu ;

-        Gérer des plannings et contrôler les échéances ;

-        Archiver les données de son activité.

Mission 2 : Secrétariat des ressources humaines en lien avec la référente RH de l’Unité

-        Récolter les pièces et données pour les dossiers des personnels ;

-        Suivre les conventions (stagiaires, accueils, etc.) et récolter les pièces ;

-        Accompagner les nouveaux entrants dans l’utilisation des outils des tutelles : OHRIS, TEMPO, SYNCRO, temps de travail, etc).

Mission 3 : Assurer des fonctions polyvalentes d’assistant(e) technique et logistique de l’unité sur le campus ENSAT
-        Gérer les demandes de création de badges d’accès au bâtiment ;

-        Aider à la réservation des salles et des véhicules ;

-        Gérer et distribuer les fournitures de bureau (stock, commandes) ;

-        Gérer la réception et l’envoi des courriers et colis (logiciel Geslab) ;

-        Aider à l’organisation et à la préparation de séminaires, workshops, congrès organisés par l’Unité (traiteurs, salles, …) ;

-        Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur.