Secrétaire administratif polyvalent CDD Renfort 12 mois DAL (h/f)
Référence : O075250123000545
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Structures de coopération territoriale
- Localisation : Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Mutuelle, Ticket resto € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Poste basé sur Paris 12ème (Bastille).
Au sein du secrétariat de la Direction des Achats et de la Logistique (DAL) sous la responsabilité du directeur de la DAL, la/le secrétaire administratif a une double mission : celle d'apporter une aide au directeur et à son adjoint en termes de communication, d'information, d'accueil pour l'ensemble de la direction et celle de traiter les dossiers de l'entité exécution, principalement les actes de sous-traitance.
* Gestion courante (80 % de l'activité)
Participer à l'accueil physique et téléphonique,
Gérer la planification des agendas et des déplacements de la direction,
Planifier, organiser et assurer le suivi des réunions,
Enregistrer le courrier et le diffuser,
Rédiger, mettre en forme et tenir à jour des documents (présentation, compte-rendu, note...),
Prendre en charge les aspects logistiques et les moyens matériels de la direction.
* Exécution des marchés publics (20 % de l'activité)
Pour l'essentiel :
Traiter et suivre les actes de sous-traitance : vérifier l'exactitude des documents transmis (DC4) puis d'informer l'entreprise de la validation de sa demande, de classer l'acte sur un serveur et de remplir deux tableaux (un pour la DAF et un autre pour la DAL).
Plus occasionnellement :
Constituer les dossiers avant envoi au contrôle de légalité,
Assurer le suivi de la signature des marchés et des actes qui s'y rapportent,
Envoyer au contrôle de légalité tous les marchés et les actes qui s'y rapportent,
Notifier tous les marchés et les actes qui s'y rapportent,
En cas de remplacement, effectuer la diffusion des dossiers d'appels d'offres.
Profil recherché
Savoir :
- Connaissance en secrétariat (organisation, agenda, téléphone, courrier...),
- Maitrise des outils informatiques (Pack Office, Microsoft 365),
- Connaissance des principes et des règles de la communication orale, téléphonique et écrite,
- Connaissance des techniques et des règles de rédaction administrative,
- Notions des marchés publics
Savoir-faire :
- Travailler en réseau
- Synthétiser des informations, un document
- Mettre en forme et valoriser des supports écrits
- Diffuser une information, une publication
- Prioriser
Savoir-être :
- Sens de l'organisation
- Sens des relations humaines
- Être rigoureux
- Réactivité
Qui sommes-nous ?
Collectivité Territoriale à vocation industrielle comparable à un département de 900 000 habitants traitant les eaux usées de Paris, des Hauts de Seine, de la Seine Saint Denis et du Val de Marne (180 communes d'Ile de France), 1 770 agents
À propos de l'offre
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Durée du contrat : 12 mois
Formation : Niveau Bac en assistanat/secrétariat
Expérience : Expérience significative dans le domaine -
Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique - Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
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Vacant à partir du 16/06/2025
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
