Secrétaire administratif – Tribunal judiciaire de Marseille - H/F
Référence : 2024-1679128
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Direction des services judiciaires - CA AIX EN PROVENCE
Ministère de la Justice Direction des services judiciaires Cour d'appel d'Aix en Provence Tribunal judiciaire de Marseille - Localisation : Tribunal judiciaire de Marseille
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Le secrétaire administratif est susceptible d'être affecté au greffe d'un service ou dans un secrétariat de direction.
Affecté au greffe d’un service, il réalise les missions suivantes :
· Participation à la préparation et à la mise en œuvre des dispositifs et circuits dans les différents services
· Participation aux permanences téléphoniques, relève des boites mails des services, accueil physique, gestions des agendas et tableaux de permanences dans les services.
· Renseignement tableaux et/ou outils statistiques et/ou des tableaux budgétaires
· Formalisation de courriers de réponse
· Aide à la préparation et au suivi de dossiers, mise à jour des applicatifs métier, préparation des pièces d’exécution
· Aide à la gestion administrative et budgétaire : préparation et suivi de l’exécution
· Gestion des archives
· Missions administratives de secrétariat ou RH
Affecté dans un secrétariat de direction, il réalise les missions suivantes :
- Secrétariat de direction :
Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs
Gérer les agendas
Préparer les réunions
Élaborer des documents administratifs
Procéder au classement et à l’archivage des documents et des dossiers
Gestion des boites mails structurelles
- Ressources humaines :
Assurer le suivi RH des magistrats et fonctionnaires selon le service
Gestion des permanences
Notifications diverses de documents
Gestion des cartes professionnelles et des cartes agents
- Service support et logistique :
Prendre en charge les aspects logistiques
Gérer les plannings de réservation
Gérer les fournitures, les badges d’accès, les clés etc.
Profil recherché
Expériences professionnelles antérieures souhaitées
Connaissances :
Circuit administratif
Organisation judiciaire
Outils bureautique
Procédure pénale et civile
Savoir-faire :
Appliquer les textes législatifs et réglementaires
Organiser sa charge de travail
Travailler en équipe
Savoir rendre compte
Maîtrise des nouvelles technologies
Savoir-être :
Faire preuve de discrétion, de polyvalence, de rigueur
Capacité d’adaptation et sens du service public
Éléments de candidature
Personnes à contacter
- chg.tj-marseille@justice.fr
- rgrh.tj-marseille@justice.fr
Qui sommes-nous ?
Siège du Tribunal judiciaire de Marseille : 6 rue Joseph Autran -13006 MARSEILLE
Site MONTHYON : place Monthyon -13 006
Site DELANGLADE : 25 rue Delanglade 13006
Site CASERNE DU MUY : 21 rue Bugeaud 13003
Descriptif du service
Placé sous l’autorité du directeur de greffe, le titulaire du poste aura des missions au sein du greffe dans les services pénaux/civils ou soutien du Tribunal Judiciaire de MARSEILLE.
Il assurera des missions non juridictionnelles auprès des personnels de greffe.
Le / la secrétaire administratif est chargé de tâches administratives, il participe à la mise en œuvre dans les cas particuliers qui lui sont soumis des textes de portée générale. Il peut se voir confier des tâches de rédaction, de contrôle, d’accueil, d’élaboration de courriers de comptes rendus de suivis statistiques ou réalisation de tableaux de bords. Il /elle peut également assurer des fonctions d'assistant de direction.
Il s’agit pour les services ci-dessus de suivre les dossiers administratifs ou comptables, d’élaborer des courriers ou des comptes rendus, d’assurer l’accueil physique et téléphonique de faire le suivi des mails, d’assurer les suivis statistiques, tenir ou réaliser des tableaux de bords ou de suivi, travailler en équipe et savoir rendre compte.
Composition et effectifs du service
En fonction de l’affectation de 2 à 10 agents – l’effectif total des fonctionnaires du Tribunal Judiciaire de Marseille est de 450 agents environ et de 130 magistrats du siège et 52 magistrats du parquet.
Votre hiérarchie
1 directeur de greffe, 2 directrices adjointes, 3 directrices cheffes de pôle et 19 directeurs chefs de service.
À propos de l'offre
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Groupe IFSE: 2 ou 3 (selon le poste d'affectation)
Durée souhaitée sur le poste : au moins 3 ans
Poste soumis à entretien préalable. Les candidats devront solliciter un entretien auprès des recruteurs ci-après :
Renseignements et candidatures auprès de :
Services des ressources humaines du TJ MARSEILLE : rgrh.tj-Marseille@justice.fr
Ou
directeur de greffe : chg.tj-marseille@justice.fr
Les candidats devront impérativement transmettre les pièces suivantes :
- le formulaire de candidature avec avis du supérieur hiérarchique, formulaire à solliciter auprès des référents ci-dessus mentionnés
-une lettre de motivation
- un CV détaillé
- les pièces justificatives le cas échéant
- les 3 derniers comptes rendus d'entretien professionnel
Et pour les candidats extérieurs au Ministère de la Justice, il convient de joindre en complément :
- le dernier arrêté d'élévation d'échelon
- un état des services
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Organisation de travail : 37h30 par semaine
Restauration : possibilité de restauration ou de portage de repas en fonction du site
Accessibilité en transport en commun : oui / Parking : oui
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Vacant à partir du 01/03/2025
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Assistante / Assistant de direction
