Secrétaire - Assistant(e) de direction

Groupe RIFSEEP : Groupe 2
NBI :20
Vos activités principales :
Le (la) titulaire du poste sera plus particulièrement chargé(e), pour l’ensemble de la structure, de :

•       Assurer l’accueil physique et téléphonique pour l’unité départementale de Paris de la DRIHL
•     Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes tant par téléphone que par messagerie électronique
•      Gérer la planification collective, les agendas, les déplacements éventuels et l’organisation des réunions du service, en interne ainsi qu’avec les partenaires extérieurs
•     Assurer le suivi des courriers arrivés et départs pour l’ensemble de l’UD de Paris
•        Assurer la constitution de dossiers, tant pour la direction que pour l’ensemble des services
•       Coordonner les relations avec le cabinet du Préfet de la région Île-de-France, Préfet de Paris
•     Assurer le suivi des dossiers à l’attention du corps préfectoral en veillant aux délais de transmission
•      Prendre en charge des aspects logistiques, notamment les commandes de papier et le suivi des fournitures pour la direction et des moyens matériels du service
•     Apporter un appui à la direction pour toutes les relations avec le secrétariat général de la DRIHL
•     Traiter des dossiers ponctuels en lien avec les différentes entités de la structure
Le (la) titulaire du poste assurera également des fonctions au sein de la mission d’appui transversal de l’unité départementale de Paris, au titre des fonctions RH, en lien direct avec l’adjoint(e) au directeur de l’UD. A cette fin, il (elle) assurera le suivi des différents tableaux de bord : suivi des effectifs, du télétravail ; le suivi de différents processus RH, en particulier le suivi des mobilités (tableaux de synthèse, actualisation des fiches de poste…
Le (la) titulaire du poste pourra également être chargé(e) d’apporter un appui ponctuel ou régulier aux équipes de l’unité départementale, comme par exemple l’organisation de séminaires, la distribution d’équipements de protection individuelle aux opérateurs au bénéfice des personnes vulnérables...

Enfin, le (la) titulaire du poste pourra en tant que de besoin apporter un appui à la cellule de réponse à l'usager pour rédiger des réponses écrites aux nombreuses sollicitations des citoyens.
Votre environnement professionnel :
• Activités du service :
L’unité départementale de Paris de la DRIHL est composée de 118 agents, répartis entre la direction, le service du logement, le service de l’habitat et de la rénovation urbaine, le service de l’accueil et de l’hébergement.
Le (la) titulaire du poste est affecté(e) au sein du pôle secrétariat de l’unité départementale.
- Liaisons hiérarchiques

Le poste est directement rattaché à la direction de l’Unité départementale de Paris de la DRIHL.

Le (la) titulaire du poste a vocation à exercer ses missions au sein d’un pôle de secrétariat composé de 4 agent(e)s.