SEC-GEN : Secrétaire assistante du Bureau Documentation et Archives H/F

Le (la) titulaire du poste assure le secrétariat du bureau BDA, et contribue à l'organisation collective des secrétariats du service.
A ce titre, il lui est demandé notamment de :
- Gérer l'agenda de la cheffe de bureau, de son adjointe et de la cheffe du pôle documentation, d'assurer l'organisation et la préparation des réunions sollicitées par l'équipe d'encadrement, de suivre les échéances et de gérer les frais de mission, réaliser des outils de suivi,
- Traiter le courrier (arrivée et départ) et en assurer la diffusion et le classement via Dossiel, puis Eparaf, et d'enregistrer dans le chrono du bureau, en s'assurant de la bonne mise en forme,
- Gérer les fournitures,

Dans le courant de l'année, en particulier pendant les congés, il/elle participe à l'organisation d'un intérim avec les autres assistantes des autres bureaux du service de l'immobilier et de l'environnement professionnel.
Au-delà des fonctions de secrétariat, le (la) titulaire du poste joue un rôle transversal au sein du BDA :
- il/elle est correspondant cadre de vie et correspondant UGAP pour veiller aux problématiques logistiques et matérielles du bureau.
- il/elle coordonne les demandes de stage de formation interne auprès d'organismes spécialisés pour les archivistes et les documentalistes du bureau, en dehors de l'IGPDE

Le (la) titulaire du poste participe aux activités du pôle documentation :
- il/elle gère une partie des commandes documentaires
- il/elle participe à l'accueil du public au kiosque une fois par semaine
- il/elle gère des inscriptions aux ateliers du CRD.