Responsable du secrétariat général - COMMUNAUTE D'AGGLOMERATION DU SUD
Référence : O974250130000023
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Structures de coopération territoriale
- Localisation : Le Tampon
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Le/la responsable du secrétariat général assure trois missions principales : il/elle apporte une aide permanente au directeur général des services en matière d'organisation administrative et de gestion quotidiennes ; il/elle assure également la supervision des missions d'accueil physique et téléphonique du siège et de gestion du courrier entrant et sortant ; enfin il/elle assure la coordination de l'organisation des événements internes et externes (conseils, séminaires, inaugurations...).
Assurer la gestion pro-active des dossiers du Directeur Général des Services
- Assurer l'accueil de ses rendez-vous, réception et filtrage des appels téléphoniques
- Gérer les agendas
- Organiser les déplacements et coordonner la logistique des évènements internes et externes
- Gérer l'ensemble des notes de frais
- Préparer et suivre les dossiers de réunions et divers rendez-vous
- Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus ou relevés de décisions
- Coordonner et faciliter la circulation de l'information entre la Direction Générale et les différents services internes et externes
- Assurer l'administration et la gestion des dossiers et documents confidentiels conformément aux directives reçues
- Effectuer les relances en fonction des urgences et des priorités conformément aux directives reçues
Assurer le bon fonctionnement du Secrétariat Général
- Rédiger, mettre en forme et éditer divers documents (courriers, note, rapport de présentation...)
- Coordonner et sécuriser le circuit des parapheurs soumis à la signature de l'autorité territoriale
- Dématérialiser les actes principaux de la collectivité hors actes RH
- Garantir, en lien avec le secrétariat des assemblées, le bon fonctionnement du Conseil des maires et du Conseil communautaire (respect des délais, participation à la préparation des dossiers des instances)
- Planifier et préparer l'organisation des réunions demandées par le DGS (matériel et support logistique) en relation avec les services concernés
- Trier, classer, mettre à jour et archiver les dossiers
- Créer et gérer les bases de données
Optimiser et sécuriser le circuit du courrier arrivé et départ
- Réceptionner la totalité du courrier arrivé/départ de la collectivité et signaler les courriers importants
- Superviser la gestion et le suivi du courrier arrivé/départ (contrôle et respect des procédures courriers dans le cadre d'une démarche Qualité)
Gérer le service d'accueil physique et téléphonique du siège
- Gérer les agents d'accueil
- Mettre en place des procédures pour un accueil de qualité
Profil recherché
SAVOIR-FAIRE
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Standard téléphonique, annuaire internet
- Principes rédactionnels de la note de synthèse
- Principes rédactionnels du compte rendu
- Etre capable de distinguer et de prioriser les urgences
SAVOIR-ETRE
- Sens de l'anticipation et réactivité
- Sens de la communication et du relationnel
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Rigueur et sens de l'organisation
- Diplomatie
CONNAISSANCE
- Connaissance de l'environnement territorial
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Annuaire de la collectivité et des partenaires
- Organisation, contexte et enjeu de la collectivité ou de l'établissement public
- Missions du service public
À propos de l'offre
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Réception des candidatures (lettre de motivation + CV) par courrier ou par mail à contact@casud.re. Le poste sera occupé à temps complet par un fonctionnaire appartenant au grade cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux relevant de la filière administrative .
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Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 03/03/2025
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Responsable de coordination administrative
