RESPONSABLE DE SERVICE ADMINISTRATIF (Mobilité réservée aux titulaires) H/F
Référence : 2024-1667629
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Direction de l'administration pénitentiaire - DISP LYON
Ministère de la justice - direction de l'administration pénitentiaire - direction interrégionale des services pénitentiaires de Lyon - Centre pénitentiaire de Bourg-En-Bresse - Localisation : 20 chemin de la providence - 01011 BOURG EN BRESSE
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Vos activités principales
Sous la responsabilité d’un personnel de Direction, le poste occupé sera celui de responsable de service avec encadrement d’un ou plusieurs adjoints administratifs. Il/elle assure la gestion des dossiers et thématiques liés relevant de la compétence du service. Il/elle garantit un fonctionnement optimal de son service en s'attachant à la polyvalence de ses collaborateurs. Il supervise la bonne organisation et le bon fonctionnement ainsi que la continuité de son service. Il/elle conseille les opérationnels, assure la préparation de réunions institutionnelles, la rédaction et la diffusion de notes, procès-verbaux et comptes rendus de réunion. Dans le cadre des missions qui lui sont confiées, l’agent entretient des relations fonctionnelles avec différents services et partenaires de l’établissement. Le chef de service est chargé de superviser l’archivage de son service.
le titulaire du poste pourra être affecté dans le services suivants : Ressources humaines, Bureau liaison avec l’extérieur, secrétariat détention , secrétariat de direction, Economat, Régie, Greffe
Nombre d’agents à encadrer
☐ A ☐ B ✔ C ☐ Sans objet
Profil recherché
Connaissances
Maîtrise des logiciels bureautiques
Réglementation
Connaissance de l’institution
Savoir-faire
Sens de l'organisation et d'anticipation, méthode et
Management
Participer et organiser des réunions
Capacité à travailler en relation avec plusieurs services
Technique de gestion financière et/ou de classement
Technique de rédaction administrative
Capacité d’analyse et de synthèse
Encadrement, organisation et planification du service
Suivi des pratiques professionnelles
Savoir-être
Dynamisme, réactivité, disponibilité
Esprit d’initiative, grande autonomie, discrétion renforcée
Capacités relationnelles et sens de la communication
Localisation
Éléments de candidature
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
L’administration pénitentiaire, sous l’autorité du Garde des sceaux, Ministre de la justice, avec le concours des autres services de l’État, des collectivités territoriales, des associations et diverses personnes publiques ou privées, assure le service public pénitentiaire au titre de la loi n° 87-432 du 22 juin 1987 relative au service public pénitentiaire ; à ce titre, elle participe à l'exécution des décisions pénales, elle contribue à l’insertion ou à la réinsertion des personnes qui lui sont confiées par l’autorité judiciaire, à la prévention de la récidive et à la sécurité publique dans le respect des intérêts de la société, des droits des victimes et des droits des personnes détenues.
Elle est l’une des cinq directions du ministère de la justice. Son budget annuel s’élève à 3,6 milliards d’euros, dont près de 1,3 milliards hors titre 2. Elle emploie près de 41 000 agents. Outre l’administration centrale, 188 établissements pénitentiaires et 103 services pénitentiaires d’insertion et de probation constituent ses services déconcentrés, répartis en dix directions interrégionales ; elle compte en outre deux services à compétence nationale, l’Agence nationale du TIG et de l’insertion professionnelle et le service national du renseignement pénitentiaire, ainsi qu’une école de formation (ENAP).
Elle prend en charge plus de 250 000 personnes, dont environ 170 000 en milieu ouvert et près de 80 000 placées sous écrou.
Descriptif du service
Les activités du service
- Gestion administrative :
-Assurer la gestion, le suivi du traitement des dossiers ou des thématiques liés à l’activité du service
-Rédiger, enregistrer et diffuser des notes de service, courriers, rapports, comptes rendus de réunion
-Assurer l’accueil téléphonique et physique
-Assurer la gestion du fonds documentaire ou règlementaire lié à l’activité du service
-Animer et assurer le suivi des activités du service
-Assurer la tenue d’agendas et organisation de plannings
- Gestion financière
-Missions de management :
-Animer et encadrer une équipe,
-Organiser et participer à des réunions
-Evaluer le personnel du service
-Être en relation avec les partenaires internes et/ou externes, assurer l’interface avec la hiérarchie et les différents services
-Missions complémentaires :
- classement et archivage, suivi des stocks des fournitures du service, élaboration de tableaux de bord et statistiques, rédaction du rapport d’activité du service, tâches diverses.
La liste des tâches n'est pas exhaustive et peut être modifiée à tout moment par nécessité de service.
Composition et effectifs du service
1 Secrétaire Administratif et 1 ou 2 adjoints(e)s administratifs
Votre hiérarchie
Un membre du personnel de direction selon le poste occupé
À propos de l'offre
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Groupe RIFSEEP : 2
Organisation de travail : Le service est ouvert de 8h00 à 12h00 et de 13h30 à 17h00, du lundi au vendredi.
Restauration : Restaurant administratif
Accessibilité en transport / Parking : Parking du personnel
Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…)
- outils de bureautique (téléphone, ordinateur…), logiciels tels que HARMONIE, ORIGINE, OPEN OFFICE Word, Excel , Intranet / Interne ; Outlook
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Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Poste soumis à une habilitation au Secret de la défense nationale
OUI ☐ NON ✔
Le titulaire de ce poste est soumis à l'ordonnance n° 58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l'administration pénitentiaire ; et au décret n° 66-874 du 21 novembre 1966 modifié relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l'administration pénitentiaire. -
Vacant à partir du 01/03/2025
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
