Responsable de l'accueil, des admissions et de la facturation des séjours & ACE

MISSIONS PRINCIPALES :
CO-ENCADREMENT DU PERSONNEL : Agents des admissions, de l’accueil et du back-office
- Etablissement du planning mensuel des agents et coordination des « prêts de personnel » entre ACH ;
- Gestion des absences avec saisie dans le logiciel Chronos ;
- Gestion de la répartition et de l’organisation du travail en fonction des priorités et des effectifs présents
- Accompagnement des équipes dans les évolutions règlementaires et projets institutionnels
-Rédaction de consignes selon les besoins avec élaboration de procédures
- Réalisation des entretiens professionnels et de formation sur le logiciel Gesform et définition des contrats d’objectifs et de moyens ;
- Formation des agents nouvellement recrutés aux procédures d’admission, de facturation et d’identitovigilance.
- Suivi des besoins de formation en lien avec les évolutions réglementaires et institutionnelles
COORDINATION AVEC LES SERVICES DE SOINS
- Coordination et mise en place de procédures au regard du circuit du patient, de l’organisation interne, des logiciels et des enjeux réglementaires.
- Référents sur les projets transversaux liés à son domaine : TP, AM, OC... admissions, service social, DSI, DAF, SIME, secrétariats, DPQRU…
MESURER ET EVALUER LES PERFORMANCES COLLECTIVES ET INDIVIDUELLES
- Intégrer le pilotage de la performance au quotidien avec une adaptation du travail au quotidien en fonction des besoins du service dans son ensemble, des impératifs de facturation et des évolutions réglementaires ;
- Contrôle des admissions directes et listes de préadmissions ;
- Contrôle de la production et de la qualité du travail : admission et gestion des dossiers administratifs avec leur complétude (CDRI, CDR, débiteurs, commentaires…) ;
- Contrôle de la gestion des boîtes mails, MyGHT, listes de travail, saisie retours documents ;
- Contrôle de la qualité de l’identitovigilance ;
- Rédaction de notes et procédures avec transmissions de consignes groupées pour l’ensemble des agents des admissions tous sites confondus ;
- Participation à la réunion cadres hebdomadaire avec rédaction d’un compte-rendu et transmission aux autres ACH.
ANALYSE DES DONNEES ET TABLEAUX DE BORD POUR PILOTER ET COORDONNER LE TRAVAIL EN TRANSVERSAL AVEC LES AUTRES ADMISSIONS ET LE BACK OFFICE
S’approprier les différents outils de pilotage pour interpréter les résultats et agir sur les différents leviers de performance ;
- Contrôle des erreurs de saisie à l’admission ;
- Listes de travail et blocages.
- Participer à l’élaboration d’indicateurs de tableaux de bord et de suivi de la chaine de facturation- recouvrement pour l’ensemble du secteur.
FACTURATION
- Comprendre le contexte et prendre la mesure des enjeux actuels de la chaîne de facturation- recouvrement ;
- Maîtriser et s’adapter aux modalités actuelles de facturation ;
-Connaître les différents types de rejets avec l’objectif de s’appuyer sur des procédures et développer des partenariats admissions/back office