Responsable d'accueil et officier d'état civil (h/f) - IS SUR TILLE

Sous la direction du Directeur Général des Services, la mission du service accueil - état civil est d'assurer chaque jour aux usagers, un accueil de qualité et un accompagnement dans leurs démarches administratives en veillant à l'homogénéité des services rendus.

* Mission responsable du service :
- Organiser et coordonner l'action des agents placés sous votre responsabilité (2 agents) et mobiliser son équipe autour d'un projet de service
- Animer les réunions d'équipe
- Accompagner le développement des compétences et l'amélioration des pratiques professionnelles
- Mettre à jour les procédures
- Gérer les crédits budgétaires, et participer à l'élaboration du budget du service
- Participer aux missions du service : accueils, actes d'état civil, gestion des cimetières, titres sécurisés, recensement militaire, gestion des listes électorales notamment
- Vérifier et faire respecter les conditions de travail, les règles d'hygiène et de sécurité des agents du service.
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
- Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone avec amabilité,
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité,
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents,
- Recevoir / filtrer / orienter les appels et prendre les messages
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions

* Traiter les dossiers état civil et dossier administratifs :
- Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, décès...)
- Traiter les dossiers de cartes nationales d'identité et passeports biométriques
- Renseigner les usagers sur les actes administratifs (procédure, délais...)
- Contrôler l'authenticité des attestations fournies et établir les différents actes d'état civil
- Gérer l'ensemble des procédures et relations avec les administrations concernées
- Réceptionner les dossiers de mariage et effectuer un premier contrôle
- Signaler à la hiérarchie tout problème dans la constitution d'un dossier
- Prendre connaissance, s'informer, des changements de la réglementation en vigueur
- Procéder au classement régulier et à l'archivage des actes
- Enregistrer et préparer dans les délais, les courriers à envoyer en fonction des tarifs en vigueur

* Classement : assurer un classement régulier des actes d'état civil et documents administratifs.

Missions secondaires :
Assister ou remplacer l'agent en charge des dossiers cimetières et réservation de salles communales en son absence.
Pallier à l'absence de l'agent responsable du traitement et diffusion du courrier reçu ou toute autre mission nécessaire au bon fonctionnement du service affaires générales.