Responsable Administratif du Service de Formations Continue et par Alternance
Référence : 2025-1839984
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université Bourgogne Europe (UBE)
Université Bourgogne Europe - Localisation : Maison de l'Université, SEFCA, Esplanade Erasme, DIJON
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Suite MISSION ET ACTIVITES
Il aide à la décision la direction. Il est un relai pour la formation professionnelle, et la gestion RH de tous les personnels SEFCA. Membre du comité de direction, il peut être amené à représenter la direction. Il l’assiste dans le déploiement de projets (avec cofinancements européens ou à dimension internationale, apprentissage…) en coordonnant notamment le suivi des aspects administratifs et budgétaires.
Il est en lien avec les pôles et services communs, centraux et transversaux de l’UBE et des partenaires. Avec un appui du secrétariat de direction, ses activités sont :
Pour la Gestion administrative
- Organiser les réunions des instances (conseils d’administration etc.) et préparer les actes administratifs,
- Accompagner les équipes dans l’application et la mise en œuvre des procédures et textes relatifs à la formation professionnelle, en leur donnant du sens
- Participer, en soutien à la direction, à la rédaction de tout type de partenariat liée à la formation professionnelle
Formaliser les processus administratifs dans le cadre du management de la qualité
- Vérifier la bonne exécution des procédures de gestion administrative des parcours des stagiaires (inscription, édition contrats et conventions, attestations d’entrée et de suivi…)
- Assurer la gestion des moyens généraux du service (matériel, consommables, …)
Pour le Management et la gestion RH
- S’assurer de l’adéquation des moyens humains avec les missions et activités des services, en lien avec les responsables (Responsable financier…)
- S’assurer du suivi RH de proximité des personnels en lien avec l’adjointe en charge de la gestion RH et le pôle RH de l’UBE
- Organiser les activités, apporter un soutien fonctionnel aux personnels et proposer à la direction des possibilités de développement et d’amélioration de l’activité
- Animer les équipes sous sa responsabilité directe : mener les entretiens professionnels et de formation, participer aux recrutements, répartir les activités, et organiser le travail
Pour la gestion financière
- Participer au recensement d’éléments financiers pour la préparation du budget du service, son suivi et le contrôle de son exécution
- Être en appui à la Responsable financière dans la gestion des dossiers et notamment superviser la préparation des budgets d’actions de formation, leur suivi et rentabilité
- Suivre et contrôler l’exécution des contrats et conventions
Profil recherché
De niveau minimum licence, et ayant une expérience professionnelle, le candidat a des connaissances de base en ingénierie de projets éducatifs, en comptabilité et finances publiques, sur les appels d’offres et marchés publics. Il connaît les fondamentaux de la gestion des ressources humaines dans la fonction publique et démontre une capacité à fédérer et mobiliser des personnels. Il sait conduire des projets.
Il est à l’aise avec les données financières, maîtrise les enjeux financiers et sait élaborer un budget. Une capacité d’analyse et de synthèse ainsi que des compétences relationnelles et rédactionnelles sont indispensables.
Une expérience d’encadrement dans la fonction publique et des connaissances dans la formation professionnelle seront fortement appréciées.
Localisation
Qui sommes-nous ?
Descriptif du service
AFFECTATION
Le Service commun de Formations Continue et par Alternance (SEFCA) a la charge de la gestion et du développement de la formation continue et de l'alternance, au sein de l'Université Bourgogne Europe. Il accueille les publics en reprise d'études et professionnalisation. Il est en relation avec les partenaires institutionnels et conseille les entreprises.
Sous l’autorité du directeur du SEFCA, le Responsable administratif (RA) est intégré à l’équipe de direction. 2 adjoints l’accompagnent dans ses missions : l’un chargé du suivi de la RH, l’autre du suivi de l’activité du département santé (UMDPCS).
MISSION ET ACTIVITES
Le RA du SEFCA a la responsabilité de la mise en œuvre de la gestion administrative de la formation professionnelle, et se consacre au management de proximité des agents notamment du pôle de gestion administrative de la formation et de la cellule émargement. En soutien au directeur, il a la charge du suivi de l’activité du département santé (UMDPCS).
Le Responsable administratif apporte son soutien à la direction et est responsable de :
- La gestion administrative du SEFCA et notamment l’organisation administrative des formations professionnelles, en lien avec le code du travail et le code de l’éducation
- L’organisation opérationnelle, en lien avec le directeur du SEFCA, de la formation professionnelle au sein des pôles et départements et en particulier l’accompagnement du département santé en co-animation.
À propos de l'offre
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- Télétravail possible après une période d’intégration
- Rémunération selon grilles en vigueur pour les titulaires. Le poste est assorti d’une NBI de 30 points et d’une IFSE relevant du groupe 3 des Attachés d’Administration de l’Etat.
CANDIDATURES :
CV détaillé et lettre de motivation, compte-rendu entretien professionnel
à adresser à : candidature-ub@u-bourgogne.fr en précisant clairement l’intitulé de l’offre ou sa référence.
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Susceptible d'être vacant à partir du 01/05/2025
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Responsable de coordination administrative
