Référent(e) administratif(ve) du département de la formation professionnelle et de l'apprentissage

1. Accompagnement du responsable du DFPA :
- Garantir l’efficacité administrative et financière du DFPA en lien avec le responsable du service et la direction du CREPS
- Relations avec les services administratifs et financiers du CREPS
- Information du public notamment la gestion de la boîte mail institutionnelle du département formation
- Assurer le suivi des procédures administratives auprès de l’équipe de coordonnateurs administratifs
- Suivi administratif des actions de formation en lien avec les coordonnateurs pédagogiques des formations
- Proposition de procédures, modalités de fonctionnement et outils de suivi adaptés permettant le bon déroulement des activités
-  Suivi des paramétrages des plateformes liées aux formations
- Constitution des dossiers administratifs pour les réponses aux appels d’offres en lien avec le responsable du service et la direction du CREPS
- Mise en place des actions et suivi opérationnel administratif et financier jusqu’à la facturation et au compte-rendu final (bilan)
- Proposer des préconisations dans l’accompagnement des apprenants dans les démarches administratives de l’inscription jusqu’à l’obtention de leur diplôme
- Accompagnement au suivi des dossiers de demandes de prises en charge financières litigieuses en lien avec les organismes financeurs

2. Soutien auprès des coordonnateurs administratifs dans le suivi des apprenants :
- Soutien à l’accompagnement des potentiels stagiaires dans leurs démarches administratives et de financement
- Soutien à la gestion administrative les demandes d’inscriptions aux actions de formation
- Soutien au suivi administratif de chaque stagiaire admis dans une action de formation
- Soutien au suivi du financement des stagiaires en lien avec les organismes financeurs
- Soutien au renseignement des plateformes d’inscription et de financement des différents partenaires

3. Participer au déploiement du projet de développement du service en lien avec le responsable :
- Mise en œuvre des procédures qualité Qualiopi
- Participation au suivi des indicateurs de performance du DFPA
- Participation à la réalisation des différentes enquêtes annuelles et du bilan pédagogique et financier
- Promotion des actions de formation dispensées auprès des publics
- Assurer une veille en matière de dispositif de prise en charge financière des actions de formation
- Organisation de l’archivage au sein du pôle : électronique et papier pour les pièces administratives, dans une démarche progressive de dématérialisation des dossiers