PREF65- SGCD-Assistant(e) administratif(ve)

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Vos activités principales
L’assistant(e) administratif(ve) a pour missions d’assister le chef du service immobilier et logistique et son adjoint dans la gestion administrative des dossiers relevants de l’immobilier, de la logistique, de la gestion automobile et du courrier au profit de la préfecture, des deux sous-préfectures et des deux directions départementales interministérielles.
 Achats :
- assurer le suivi et la mise en œuvre de la politique d’achats de l’État
- Enregistrer les devis dans des tableurs pour le suivi des dépenses
- Transmettre les devis au SBF pour engagement
- établir un suivi rigoureux des abonnements, des marchés locaux, régionaux et nationaux
- saisir les marchés dans PLACE (plateforme des achats de l’État)
- garantir des bonnes pratiques d’achats de l’État ( conformité des devis, assistance aux services) en lien avec la plateforme régionale achat et le contrôleur interne financier.
- assurer la liaison avec le service logistique (recensement et mise en œuvre des marchés)
- tenir l’inventaire des matériels et équipements supérieurs à 100€
 Immobilier :
- suivre la boîte mail fonctionnelle : sgc-immo@hautes-pyrenees.gouv.fr
- planifier les contrôles réglementaires sur le périmètre de l’administration territoriale de l’État (ATE) et réaliser le classement des rapports dématérialisés reçus
- mettre à jour les renseignements des applications de gestion immobilière RT- OAD -OSFI- OPERAT
- suivre les consommations de fluides sur les applications OSFI et RT
- suivre le plan immobilier de l’État et du plan de transformation écologique – en intégrant les exigences liées au développement durable dans les opérations de travaux et d’achats (performance énergétique, …)
- Suivi administratif des contrats d’entretien et de maintenance
 
Il s’agit d’une liste générale des activités/tâches. L’agent pourra être amené :
- à exercer des activités/tâches qui ne sont pas mentionnées dans la fiche de poste dans le cadre
- à venir en renfort au sein des autres missions du service
 Votre environnement professionnel
Activités du service :

Le secrétariat général commun départemental est un service interministériel qui assure la gestion de fonctions et moyens mutualisés en matière budgétaire, d’achat public, d’affaires immobilières, de systèmes d’information et de communication, de logistique, de ressources humaines, de relation avec la médecine de prévention et de mise en œuvre des politiques d’action sociale au bénéfice de l’ensemble des agents de la préfecture et des directions départementales interministérielles (DDT et DDETSPP) conformément à l’article 2 du décret 2020-99 du 7 février 2020.
Composition et effectifs du service :
Le SGCD des Hautes-Pyrénées compte 48 ETP répartis en 5 services et 3 chargés de mission
Le Service Immobilier et Logistique compte 12 ETP.