PREF 976 - SECRETAIRE SERVICE IMMOBILIER ET LOGISTIQUE
Référence : MINT_BA976ATC-88090
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Préfecture de la Mayotte
- Localisation : Secrétariat Général Commun Départemental de Mayotte (SGCD) – Mamoudzou
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Vos activités principales
Le ou la secrétaire joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement quotidien du service.
Pour se faire, l’agent est chargé de:
Accueil et information :
- L’Accueil du public (physique et téléphone), des entreprises et partenaires professionnelles
- La Mise en relation et suivi de la prise en charge de l’appel, entrant ou sortant.
- Le Renseignement de premier niveau.
- La Gestion des demandes d’intervention du service (GLPI, boite fonctionnelle) : Analyse de la demande, enregistrement et transmission au bureau concerné
- L’enregistrement des messages et transmission
Secrétariat :
- La réception du courrier reçu, tri et distribution
- Le suivi des courriers: mise à la signature, copie et expédition
- La rédaction de courriers, rapports, et comptes rendus, notes pour le service
- Le suivi et archivage des dossiers
Missions spécifiques :
Comptabilité – Finances:
- Saisie des expressions de besoin, suivi des demandes d’achats et bons de commande
RH:
- Suivi des horaires, demande de CA sur le logiciel CASPER pour le service
Bilan et rapports d’activités:
- Etablit des rapports d’activités, avec des indicateurs de qualité et couts en lien avec les bureaux
Gestion administrative des véhicules: En lien avec le gestionnaire de parc auto
- Carburant, consommables, édition des moyennes et ecarts
- Livrets de conduite, règlement d’utilisation
- Suivi de la procédure d’attribution: chauffeurs, permis, autorisations de conduite, suivi des accidents, etc…
Votre environnement professionnel
Activités du service
Le Secrétariat Général Commun, nouvelle direction mise en place dans le cadre de la nouvelle Organisation Territoriale de l’Etat, regroupe l’ensemble des missions support pour la préfecture et toutes les autres directions du département de Mayotte. Par l’intermédiaire de contrats de service, le SGC s’engage à apporter le service demandé par les différentes directions pour leur fonctionnement quotidien.
Composition et effectifs du service
Le service est composé de 46 agents sur différents sites
Liaisons hiérarchiques
Le chef du service de Immobilier et Logistique
Les chefs de bureau (Accueil-Courrier / Moyens / Gestion Immobilière)
Liaisons fonctionnelles
Les autres services du SGC
Profil recherché
Vos compétences principales mises en œuvre
Connaissances techniques
- Procédures internes et engagements de service en matière de relation usager
- Techniques de communication
- Techniques de gestion des conflits
- Utilisation des outils bureautiques et systèmes d’information spécifiques (Excel, word, GLPI, CASPER, etc...)
- Etablir des tableaux de bord
- Parler le shimaore et/ou Kibushi (Un plus)
Autre :
Savoir-faire
- Expliquer
- Gérer un conflit
- Prioriser
- Rédiger une lettre, un document, une note , un rapport
- Reformuler une demande
- S’exprimer à l’oral
Savoir-être
- Être à l'écoute
- Sens de la pédagogie
- Capacité d'adaptation
- Maîtrise de soi
- Autonome
Vos perspectives :
Éléments de candidature
Personnes à contacter
À propos de l'offre
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Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
Qui contacter pour des informations?
Bertrand WALTER, Adjoint au chef du Service Immobilier et Logistique : bertrand.walter@mayotte.gouv.fr
Formations et expériences requises :
Formation en gestion administrative, secrétariat, expériences significative similaires dans d’autres services, collectivités ou entreprises
Durée attendue sur le poste : 2 à 3 ans -
2° de l’article L332-2 du code général de la fonction publique
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Vacant à partir du 01/09/2024
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
