PP/DRH/SPDA/SSAP/ Secrétaire particulier (ère ) du Préfet H/F

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :
Rattaché(e) au cabinet du préfet, placé(e) sous l’autorité hiérarchique de la cheffe de cabinet, le/la secrétaire particulier(ère) du Préfet est chargé(e) des tâches suivantes :
-Gérer les agendas, les prises de rendez-vous, la gestion des réunions du préfet en lien avec les services concernés,
-Contribuer à la préparation du dossier du Préfet en lien avec la cheffe de cabinet et les services concernés,
-Gérer les appels téléphoniques,
-Assurer l’accueil des personnalités, des partenaires et des invités dans le cadre des audiences, des réunions et des invitations,
-Assurer le suivi du courrier de la structure,
-Savoir organiser les signatures et assurer la distribution des parapheurs,
-Rédiger et mettre en forme des courriers, avis de réunion et documents divers,
-Traitement des aspects logistiques et matériels du cabinet et du Préfet,
Assurer une polyvalence et l’intérim de l’assistante du cabinet pendant ses absences.
 Votre environnement professionnel :
Situation géographique : Le bureau du cabinet est physiquement situé dans les locaux de la délégation de la préfecture de police pour la sécurité et la sûreté de Paris-Charles de Gaulle, à Roissy-en-France.
Structure du service : Sous l’autorité hiérarchique du préfet délégué pour la sécurité et la sûreté des plates-formes aéroportuaires parisiennes et de son adjoint, sous-préfet, 45 agents travaillent à la délégation préfectorale répartis sur 3 sites (CDG, ORLY et Le Bourget) :
-Les directions de la sécurité et des opérations, le bureau du cabinet, le secrétariat général, le bureau de la sûreté et des habilitations, le bureau du Bourget, le bureau des ERP, le bureau stratégie planification coordination et gestion de crise.
-Les officiers de liaison de la DOPC, DPAF, GTA et BSPP.
Liaisons hiérarchiques
Le préfet
Le sous-préfet, adjoint du préfet
La cheffe de cabinet
Profil recherché
Placé au sein du bureau du cabinet du Préfet, le/la secrétaire particulier(ère) du Préfet doit avoir des connaissances techniques et de l’environnement préfectoral et/ou aéroportuaire. Son état d’esprit (engagement, prises d’initiatives, anticipation, discrétion, loyauté envers sa hiérarchie) est tout aussi important que ses compétences professionnelles (outils bureautiques, rédaction, réactivité, ponctualité,...). Par ailleurs, vos capacités d’adaptation et d’organisation, votre sens du relationnel et votre disponibilité sont des éléments clefs dans la réussite de ce poste.