PH12732 - Gestionnaire Soutenance de thèse - Doctorat H/F

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS
Gestion administrative et pédagogique :

* Assurer la coordination administrative de l’école doctorale : accueil de public, permanence téléphonique et électronique (en français et anglais), organisation du planning des réunions,
convocations aux réunions et conseils, rédaction des comptes rendus ;
*Gérer les dossiers des étudiants de leur inscription à la soutenance de thèse, en s’appuyant sur la réglementation en vigueur (recensement des conventions de formation, réception et vérification des dossiers de soutenance) ;
*Organisation des Comités de Suivi Individuel (CSI)
*Assurer un rôle d’interface et de coordination avec les différents services administratifs de l’université ;
*Assurer le lien entre la direction de l’école doctorale et les différents partenaires (doctorants, unités de recherche, directeurs de thèse…) ;
*Renseigner les enquêtes pour les tutelles et les partenaires (UFR, Universités, Collège des écoles doctorales, Ministère, HCERES) : nombre de doctorants, insertion professionnelle, enquête SIREDO, …
*Collaborer avec les laboratoires à l’organisation de congrès, journées de l’école doctorale, réunions d’entrée et de sortie et autres activités de l’école doctorale, en appui au directeur.
Suivi du financement des doctorants :

* Participer à l’organisation du recrutement des doctorants contractuels (organisation et pilotage administratif du concours des contrats doctoraux, réalisation de tableaux de bord…)
* Suivre les différents appels d’offre pour les financements de thèse (veille scientifique)
*Gérer et proposer des formations en liaison avec le Département des formations du CED
Gestion financière :

* Gestion du budget de l’ED ;
*Suivre l’exécution budgétaire ;
Mise à jour et suivi de données :

* Suivre les indicateurs définis par l’HCERES et la direction de l’école doctorale (taux encadrement, taux
de réussite, durée des thèses, nombre de thèse soutenues…)
* Mise à jour des bases de données de l’ED
* Suivre les abandons de thèses
Communication :
*Assurer la publication et la diffusion des informations scientifiques
* Mettre à jour le site Web, la brochure de l’école doctorale et le vademecum ...