Instructeur(rice) des dossiers des médailles d'honneur

Groupe RIFSEEP : 1
NBI : Non

Vos activités principales :
Au sein du bureau des décorations et de l’intendance, l’agent est chargé d’instruire les dossiers de candidatures des médailles d’honneur (du travail ; régionale, départementale et communale ; agricole ; des travaux publics ; des syndicats professionnels…), les avis simples pour diverses décorations ainsi que les demandes d’apposition de plaques et stèles commémoratives.
Les principales missions sont les suivantes :
- réception, traitement et saisie informatique des demandes ;
- accueil téléphonique des usagers et traitement des messages électroniques et lettres d’usagers, dans le respect des délais prévus dans le cadre de la démarche Qualipref ;
- préparation et édition de l’arrêté d’attribution des médailles ;
- édition des diplômes des récipiendaires ;
- envoi des lettres de félicitations aux salariés et des lettres d’information aux employeurs privés et publics ;
- instruction des demandes d’avis simples pour des décorations diverses à destination des ministères (ex. port de décorations étrangères, médaille de l’aéronautique…) ;
Il suit et produit les statistiques liées à l’activité, renseigne les tableaux correspondants.
L’agent répond à toute question transversale sur son périmètre d’activité et participe à l’amélioration et à l’optimisation des procédures. Il assure la polyvalence avec les agents du pôle médailles d’honneur.
 
Au besoin l'agent intervient également,  en transversalité et polyvalence avec les autres agents, en renfort sur les différentes missions du service.


Votre environnement professionnel :
• Activités du service :
Le service de la représentation de l’Etat comprend :
- le bureau du protocole et des déplacements, en charge de l’organisation des évènements protocolaires sur le site du Ponant, à la résidence du préfet et à l’extérieur, des déplacements officiels du préfet et des autres membres du corps préfectoral, des visites ministérielles et des cérémonies officielles. Il assure le suivi du parc automobile de la préfecture et la conduite des autorités et membres du corps préfectoral ;
- le bureau des décorations et de l’intendance assure l’instruction et la préparation des dossiers de distinctions honorifiques et pour les médailles d’honneur et avis simples pour certaines décorations. Il assure les missions d’intendance (réceptions, repas et cocktails organisés à la préfecture…)
- le secrétariat mutualisé du cabinet.

•           Composition et effectifs du service
Le service de la représentation de l’Etat est composé de 29 agents.

•           Liaisons hiérarchiques
Cheffe de cabinet / chef de service / chef de bureau / chef de section