Hôte.esse d'accueil, standardiste, opérateur logistique
Référence : 2024-1706034
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de Pau et des Pays de l'Adour
L'UPPA est une université multi sites implantée sur 5 campus à Pau, Anglet et Bayonne, Mont de Marsan et Tarbes. Pluridisciplinaire, elle intervient dans trois grands secteurs de formation hors san... - Localisation : Avenue de l'université 64000 PAU
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Missions liées au poste
Accueil physique et téléphonique :
- Assurer l’accueil téléphonique de l’établissement : gérer un standard, informer, orienter.
- Assurer l’accueil présentiel du bâtiment Présidence.
- Faire appliquer les règles d’hygiène et de sécurité aux personnels et aux visiteurs entrant dans le bâtiment, en collaboration avec le PC Sécurité.
- Actualiser l’annuaire de l’établissement.
- Afficher les évènements, mettre en place et maintenir en ordre de fonctionnement de la zone accueil ainsi que salles de réunion et amphithéâtre de la Présidence.
- Accueil des fournisseurs/transporteurs et gérer les colis destinés aux structures du campus de Pau.
Accompagnement à la gestion logistique des bâtiments présidence et vie étudiante :
- Gérer les moyens d’accès aux bâtiments Présidence et Vie étudiante.
- Participer à la gestion du courrier (affranchissement et aiguillages vers différents services) en collaboration avec le prestataire.
- Gérer les tickets d'assistance des usagers des bâtiments concernés.
- Gérer les réservations des moyens disponibles dans les bâtiments concernés : salles de réunions, véhicules, ordinateurs et toute autre ressource pilotée par la Direction de la Logistique.
- Gérer les flux de fournitures et des petits matériels de bureau inventoriés : contrôle des livraisons fournisseurs, stockage et livraisons internes.
Profil recherché
Connaissance
- Langue française
- Langue anglaise niveau A2 minimum, B1 apprécié
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques de communication
- Réglementation en matière d’hygiène et de sécurité (notion de base)
- Connaissance du fonctionnement de l’établissement
- Culture internet
Compétences opérationnelles
- Accueillir et prendre des messages
- Accueillir les populations concernées
- Enregistrer et classer les documents
- Rédiger des rapports ou des documents
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Utiliser les outils bureautiques
- Savoir planifier et respecter des délais
Compétences comportementales
- Réactivité et capacité d’adaptation
- Capacité au travail en équipe
- Prise d’initiatives
- Sens de l'organisation
- Sens relationnel
- Maîtrise de soi
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Compétences attendues
Connaissance
- Langue française
- Langue anglaise niveau A2 minimum, B1 apprécié
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques de communication
- Réglementation en matière d'hygiène et de sécurité (notion de base)
- Connaissance du fonctionnement de l'établissement
- Culture internet
Compétences opérationnelles
- Accueillir et prendre des messages
- Accueillir les populations concernées
- Enregistrer et classer les documents
- Rédiger des rapports ou des documents
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Utiliser les outils bureautiques
- Savoir planifier et respecter des délais
Compétences comportementales
- Réactivité et capacité d'adaptation
- Capacité au travail en équipe
- Prise d'initiatives
- Sens de l'organisation
- Sens relationnel
- Maîtrise de soi
Langues
- Anglais Avancé ou indépendant
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’UPPA est une université multi sites implantée sur 5 campus à Pau, Anglet et Bayonne, Mont de Marsan et Tarbes : université pluridisciplinaire, elle intervient dans trois grands secteurs de formation (hors santé) : le droit, économie, gestion, management ; les lettres, langues, arts, sciences humaines et sport ; les sciences et technologies ; elle accueille 14000 étudiants au sein de 3 collèges : Le collège Sciences et Technologies pour l’Energie et l’Environnement (STEE) ; Le collège Sciences Sociales et Humanités (SSH) ; le collège Etudes Européennes et Internationales (EEI).
L’université, labellisée Investissement d’avenir I-SITE (Initiatives Science Innovation, Territoires, Economie) et membre de l’alliance Université Européenne UNITA, rayonne au niveau européen et international et est fortement engagée dans une politique de développement sur ses territoires d’implantation au travers de projet comme Irekia. Depuis sa labellisation Investissement d’avenir, l’établissement est engagé dans une forte dynamique transformante au travers de ses grands projets pour répondre à son ambition d’excellence en recherche et formation au meilleur niveau.
L’administration centrale de l’UPPA est organisée en 7 pôles : Finances, Immobilier logistique et sécurité, Relations et ressources humaines, Développement et relations institutionnelles, Numérique, Recherche internationale innovation et partenariat, Formation et vie étudiante.
Descriptif du service
Missions de la composante
Contribuer à élaborer et mettre en œuvre une politique logistique et immobilière qui constitue un levier de développement pour l’établissement. Organiser et mutualiser la gestion logistique et immobilière entre l’établissement et ses collèges, afin de l’adapter aux sages et aux besoins des personnels et des étudiants. Assurer la surveillance générale du campus universitaire et de ses bâtiments pendant les périodes d’ouverture au public autorisées par la direction.
Missions du service
La Direction de la Logistique accompagne les structures dans la gestion technique et fonctionnelle de leur parc automobile, apporte un conseil dans leurs projets d'acquisitions, en collaboration avec le chargé de mission transition énergétique et développement durable ; accompagne les structures dans le traitement de leurs déchets administratifs ; assure un accompagnement technique des marchés de déménagement et de nettoyage et vitrerie ; propose des process de gestion de stocks ; assure une Maintenance Multi technique du bâtiment de la Présidence et de ses annexes ; accompagne les composantes dans la gestion des contrats de prestations d'acheminement et d'affranchissement courrier et propose un service de vaguemestre sur le site de Pau ; pilote les CSP logistiques.
À propos de l'offre
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Congés et ARTT : 55 jours par année universitaire
Supplément Familial de Traitement (en fonction du nombre d’enfant à charge)
Protection Sociale Complémentaire : 15€/mois
Forfait mobilité durable
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Contexte et environnement de travail
Poste affecté à l’accueil du bâtiment Présidence sur le site de Pau et rayonnant sur ce bâtiment et le bâtiment Vie Étudiante. Nombreuses interactions avec les personnels et les usagers de l’établissement. Travail parfois en un milieu bruyant, notamment au moment des événements culturels ou pédagogiques organisés à proximité du poste. Périodes d’activité intense lors des inscriptions universitaires. Contexte Vigipirate imposant une vigilance particulière et adaptée en fonction du niveau d’alerte. Travail en équipe.
Conditions particulières d'exercices
Amplitude horaire de bureau avec quelques permanences le midi de façon ponctuelle et planifiée.
Interruption du travail très fréquente.
Port des EPI (fournis par le service) en fonction de l’activité.
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Vacant à partir du 22/11/2024
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
