Gestionnaire Scolarité F/H
Référence : 2024-1643910
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Aix Marseille Université
Aix-Marseille Université - Localisation : Faculté des Sciences
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
-
Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Sous l'autorité du Responsable du Service de la Scolarité, vous devrez assurer les missions suivantes :
Recrutements étudiants :
- Veiller au bon paramétrage des éléments des candidatures sur la plateforme de recrutement (Logiciel CFA + AMU)
- Assurer la recevabilité du dossier de recrutement dans l'application e-candidat, apporter une réponse aux dossiers incomplets, non conformes
- Organiser les entretiens de recrutement en appui des responsables de la formation (RDV entre les alternants, responsable de formation)
- Effectuer les Inscriptions Administratives et pédagogiques (APOGEE) et le suivi de celles-ci (complétude des pièces justificatives)
- Informer les apprentis, les accompagner dans l'inscription obligatoire au logiciel Cactus, valider les saisies au fur et à mesure.
- Vérifier la liste des apprentis sous le logiciel adéquat (import dans Cactus)
- Faire signer en début d'année la charte d'engagement des apprentis
- Réaliser, distribuer aux apprentis le livret d'apprentissage annuel après vérification du responsable d'année
Suivre l'attribution des cartes d'étudiant aux apprentis inscrits
Gestion de l'assiduité :
- Gérer les feuilles de présence en lien avec les étudiants, les enseignants, le responsable de formation, les tuteurs en entreprise, le CFA et si besoin, le service de formation continue
- Mettre à disposition un tableau de synthèse de l'assiduité aux responsables de formation analyser les états d'assiduité
- Relation CFA/entreprises. Établir les calendriers d'alternance en concertation avec le Responsable de formation.
- Les transmettre aux futurs apprentis, entreprises et CFA. Saisir les calendriers d'alternance, les fiches apprenants, les fiches entreprises sur le logiciel dédié (ex Ypareo).
- Transmettre les demandes de devis contrat d'apprentissage/de professionnalisation des entreprises au conseiller référent du CFA et suivre leur réponse
- Appuyer administrativement l'organisation d'événements faisant rencontrer les candidats et les entreprises partenaires
- Appuyer administrativement le responsable dans l'organisation des visites en entreprise (2 par an règlementairement) tenir à jour un tableau de suivi des visites des apprentis, centraliser les comptes rendus, les envoyer au CFA
- Faire parvenir aux anciens étudiants les offres d'emploi des entreprises partenaires
- Participer en tant que de besoin aux réunions organisées par le CFA (selon ordre du jour en concertation avec l'équipe)
- Organiser administrativement l'évaluation de la formation auprès des tuteurs d'entreprises
- Transmettre une enquête de satisfaction (2 fois par an début, fin d'année universitaire) et d'insertion professionnelle (1 fois par an après la remise des diplômes) aux alternants mises en place par le CFA
Appui à l'enseignement :
- Tenir à jour les annuaires et mailing listes des étudiants actuels, anciens et intervenants.
- Assister les enseignants dans la préparation des réunions pédagogiques
Profil recherché
Maîtriser les logiciels bureautiques courants : Word, Excel.
Maitriser l'environnement numérique de travail de l'établissement
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
Savoir mettre en œuvre des procédures et des règles. Savoir rendre compte
Connaissance de l'organisation de l'Université, de l'enseignement supérieur, l'organisation et des exigences règlementaires des formations en apprentissage
Connaissance de l'organisation du CFA
Connaissance des structures et de l'organisation des enseignements de l'UFR
Connaissance de la règlementation en vigueur en matière de scolarité
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Formations générales
Compétences attendues
Maîtriser les logiciels bureautiques courants : Word, Excel.
Maitriser l'environnement numérique de travail de l'établissement
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
Savoir mettre en œuvre des procédures et des règles. Savoir rendre compte
Connaissance de l'organisation de l'Université, de l'enseignement supérieur, l'organisation et des exigences règlementaires des formations en apprentissage
Connaissance de l'organisation du CFA
Connaissance des structures et de l'organisation des enseignements de l'UFR
Connaissance de la règlementation en vigueur en matière de scolarité
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Labelisée Initiative d’excellence depuis 2012, amU est une université de recherche intensive, à la fois ancrée sur son territoire et reconnue internationalement. Attractive, engagée, dynamique, amU construit son avenir avec l’ensemble de ses communautés. En 2023, elle a défini une vision ambitieuse à horizon 2030, qui s’exprime autour de quatre actions stratégiques.
Nous recrutons dans plus de 260 métiers
La qualité de vie au travail, la recherche de sens et d’utilité dans son métier, la polyvalence des postes et le rôle de l’université pour le territoire… Les raisons de nous rejoindre sont nombreuses. À votre tour, prenez part à cette belle aventure et contribuez à faire bouger les lignes !
Qui sommes-nous ?
Avec une offre pluridisciplinaire d’excellence et résolument tournée vers l’international, amU est à la fois un lieu de savoirs, d’innovations et d’engagements déterminants pour relever les défis de notre époque et jouer un rôle positif au service de la société.
amU défend une ambition : ouvrir le champ de tous les possibles et permettre à chacune et chacun de s’épanouir en faisant avancer la société.
Ainsi, elle multiplie les projets interdisciplinaires, audacieux et créatifs pour apprendre à penser ensemble le monde de demain. En écho à ses valeurs sociales et solidaires, elle agit pour le bien-être des étudiants et de ses personnels. Enfin, tout en assumant un rôle socio-économique local important, amU profite de sa situation géographique exceptionnelle pour développer des partenariats dans le monde entier.
Nous accueillons chaque année des dizaines de milliers d’étudiantes et d’étudiants. Travailler à amU, c’est les accompagner et participer à la construction du monde de demain. Notre offre pluridisciplinaire et notre dynamisme nous placent au cœur des enjeux sociétaux et écologiques. Elle fait aussi de nous un acteur majeur du développement du territoire.
Descriptif du service
Le Service de la Scolarité de la Faculté des Sciences, a pour activités principales :
Assurer un accueil téléphonique auprès des étudiants, des enseignants, des vacataires extérieurs et des tuteurs en entreprise
Traiter les demandes d'information (envoi de documentations diverses, de procédure de candidature, réponse aux demandes des étudiants, entreprises, CFA, etc.)
Assurer la gestion documentaire (classement, archivage)
À propos de l'offre
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Un processus de recrutement fluide et transparent :
À réception de votre candidature, si votre CV est retenu, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement.À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.
Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :
- Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% (sous réserve d'un abonnement) compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois (sur demande)
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Sens du service public
Savoir agir en autonomie sous la responsabilité du chef de service.
Faire preuve d'adaptabilité et de disponibilité.
Respecter la réglementation du domaine d'activité.
Savoir accueillir les étudiants d'origines sociales, culturelles diversifiées.
Garder son calme quelle que soit l'humeur de son interlocuteur.
Savoir créer et maintenir un relationnel de qualité avec les interlocuteurs professionnels : enseignants, autres services...
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Vacant à partir du 02/09/2024
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Gestionnaire de scolarité
