Gestionnaire pédagogique et admoinistratif F/H
Référence : 2025-1820955
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Aix Marseille Université
Aix-Marsielle Université - Localisation : IUT Marseille - site de Saint Jêrome/Château -Gombert
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
-
Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Débutant
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Sous la responsabilité de vos supérieurs hiérarchiques, vous serez affectez 50 % au département GCGP site de l’Étoile et 50% au département GCCD site de Chateua-Gombert. Vous assisterez les responsables de la formation pour la gestion pédagogique et administrative des apprenants en CQP OFIC et DU PP en lien avec le service Formation continue de l'IUT : contrats, absences, emploi du temps, et effectuerez les missions suivantes :
- Accueil informer et orienter les étudiants, les professionnels, les vacataires et enseignants permanents et les Intervenants externes
- Gérer et traiter les informations orales(Accueil Téléphonique) ou écrites (courrier, messagerie, Amétice )et sélectionner et diffuser les informations en Interne et externe
- Répondre aux demandes d'information des autres services et de l'extérieur (CFA, vacataires)
Classer et archiver les documents numériquement dans le dossier commun
Saisir, mettre en forme et éditer des docments (Excel, Word, Adobe)
Assurer la relation entre entreprise et CFApour les étudiants en alternance
Gérer et envoyer les relevés des heures mensuels des alternants aux entreprises sur CACTUS
Suivi des absences des étudiants en BUT GCGP formation initiale sur ADE et extraction pour rendre compte aux directeurs d'étude
Suivi des absences des alternants en BUT GCGP sur Cactus et extraction pour rendre compte aux entreprises et responsable de formation
Inscriptions pédagogiques, saisie des notes, édition des PV et relevés de notes sur apogée en collaboration avec les directeurs d'études et la scolarité
Recueillir et vérifier tes dossiers de recrutement des enseignants vacataires et les saisir dans l'application ARES. Gérer et préparer les mises en paiement des heures des vacataires. Tenir un tableau de suivi par semestres.
Gérer le coté financier de la formation en lien avec le budget CFA
Réaliser et suivre les ordres de mission des enseignants et personnels du département GCCD avec NOTILUS
Gérer les conventions de stages des étudiants BUT 1, BUT 2 et BUT 3 dans AMUSTAGE en collaboration avec le référent pédagogique
Organisation d'évènements (Conseil de département, JPO, journée des métierS, journée des tuteurs alternants organisation CDS, Etc...,) organisation des soutenances de stage et d'alternance, commande des repas - Archivage des dossiers étudiants et documents importants
Profil recherché
Compétences requises :
Connaître les règles de base en matière de gestion administrative et de secrétariat
Connaître tes grandes règles de gestion financière des établissements publics
Connaître l'organisation et l'offre de formation de 'a composante.
Connaître l'organisation générale de l'université
Connaitre les principes de l'organisation d'un emploi de temps - Savoir gérer ses tâches en respectant te calendrier des échéances
Maîtriser les logiciels bureautiques courants : Word. Excel, Outlook, Adobe Acrobat DC,
Connaître les applications CACTUS, APOGEE, SIFAC WEB, ARES, ADE, NOTILUS, Amétice, AMUSTAGE, Exploitation Scolarité
Autonomie, gestion des priorités
Sens aigu de l'organisation - Savoir rendre compte
Savoir travailler en équipe - Être patient et à l'écoute
Très bon sens relationnel
Connaissance du fonctionnement de l'IUT
Connaissance des règles de base en matière de gestion pédagogique et administrative
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Compétences attendues
Connaître les règles de base en matière de gestion administrative et de secrétariat
Connaître tes grandes règles de gestion financière des établissements publics
Connaître l'organisation et l'offre de formation de 'a composante.
Connaître l'organisation générale de l'universit
Connaitre les principes de l'organisation d'un emploi de temps - Savoir gérer ses tâches en respectant te calendrier des échéances
Maîtriser les logiciels bureautiques courants : Word. Excel, Outlook, Adobe Acrobat DC,
Connaître les applications CACTUS, APOGEE, SIFAC WEB, ARES, ADE, NOTILUS, Amétice, AMUSTAGE, Exploitation Scolarité
Autonomie, gestion des priorités
Sens aigu de l'organisation - Savoir rendre compte
Savoir travailler en équipe - Être patient et à l'écoute
Très bon sens relationnel
Connaissance du fonctionnement de l'IUT
Connaissance des règles de base en matière de gestion pédagogique et administrative
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?
Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 80 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.
5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.
La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.
Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".
Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk
Descriptif du service
Les activités principales du secrétariat pédagogique sont d'assurer le secrétariat et la gestion administrative des départements GCGP et CCCD, contribuer à la gestion pédagogique et à la gestion financière des départements.
À propos de l'offre
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Un processus de recrutement fluide et transparent :
À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.
Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :
- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents -
L'agent doit faire preuve d'un grand investissement au sein du département tout en restant disponible pour répondre aux urgences
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Vacant à partir du 03/02/2025
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Secrétaire
